Як правильно реєструвати супровідні листи та основні документи

При реєстрації документів, що надсилаються або надходять із супровідним листом, у журналі реєстрації зазначають реквізити супровідного листа.

У колонці «Вид документа» вказують його класифікаційну назву, що визначає функцію та структуру документа (наприклад: Лист).

У колонці «Назва документа, короткий зміст» зазначають стислий виклад змісту (наприклад: Про надсилання розпорядження; Про надсилання повідомлення про зміну облікових даних).

Під час надсилання документів супровідний лист і документ, що додається, розглядаються як єдиний пакет, який підлягає реєстрації. При цьому супровідний лист є основним реєстраційним документом, а матеріал, що надсилається, — його додатком.

Отже, при реєстрації документів із супровідним листом у журналах зазначають дані супровідного листа, оскільки саме він містить реєстраційні реквізити (дату, номер), а основний документ виступає додатком.

Раді допомогти, звертайтесь ще!