Правила оформлення документів для тривалого зберігання в архіві

Так, все правильно.

Справи тривалого (понад 10 років) зберігання оправляють у тверду обкладинку з картону. Послуги з оправлення зазвичай замовляють у типографії чи поліграфічному центрі. Якщо немає можливості здійснити оправлення, то документи, котрі містяться у справі, підшивають на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Ця вимога прописана у п.8 глави 2 розділу 6 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n641

Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Щоб такого не відбувалося, треба під час оформлення службових документів дотримуватися вимог п. 6.2 Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020) https://www.kdu.edu.ua/Documents/DSTU41632020v1.pdf щодо полів документа. Зокрема ліве поле документа має становити 30 міліметрів.

Відстань від лівого краю для проколів і між проколами – не унормована. Вимог щодо заклеювання лінії зшивання самоклеючим папером чи ледерином у законодавстві також немає. Тому це – на Ваш розсуд. Оптимально відступити від краю 1,5 см.

Раджу Вам мою статтю https://kadroland.com/news/8292-oformlennya-sprav-yak-dotrimatisya-vimog-zakonodavstva-i-uniknuti-pomilok#vymohy-do-oformlennya-sprav-postiinoho-ta-tryvaloho-zberihannya . Там дуже детально розписано все про оформлення справ тривалого строку зберігання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!