Електронний документообіг: важливі нюанси кадрового обліку та зберігання

Порядок ведення електронного документообігу на підприємстві закріплюють в Інструкції з діловодства.

Можна окреме положення розробити, для прикладу - Положення про електронний документообіг ТОВ.

Електронний документ з КЕП має таку ж юридичну силу, як паперовий з підписом.

Але повністю від паперових документів відмовитись не можливо, тому що підприємства зобов’язані створювати документи постійного та тривалого — понад 10 років — зберігання у двох формах:
паперовій;електронній.

До цих документів належать і документи з кадрових питань, що мають строки зберігання 75 років, а також документи, що мають строк зберігання «До ліквідації організації».

Наприклад, якщо це кадровий наказ про прийняття на роботу, то його зберігаємо і в електронній формі та в паперовій, якщо наказ про надання щорічної відпустки (тимчасового строку зберігання), то зберігаємо лише 5 років в електронній формі.

Паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи. Тобто паперовою копією оригіналу електронного документа є візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчують у порядку, встановленому власною інструкцією з діловодства. Напис про засвідчення паперової копії електронного документа чи окремого його реквізиту складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії.

Тому заяву і протокол підписання зберігаєте разом і роздруковуєте, якщо це документи тривалого строку зберігання.

Роботодавець до початку роботи зобовʼязаний проінформувати про місце роботи і визначене робоче місце, забезпечення необхідними для роботи засобами згідно ст. 29 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n175. Роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника з умовами праці, режимом роботи, правами та обов’язками, небезпечними факторами, правилами внутрішнього розпорядку, для охороною праці – до першого робочого дня тощо. Законодавство вимагає ознайомлювати працівників із кадровими документами і локальними актами підприємства, тому можна ознайомити через електронний підпис також, якщо на підприємство впровадило електронний документообіг.

Раді допомогти, звертайтесь ще!