Вимоги до оцифрування трудових книжок: відповідальність та наслідки для роботодавців

До 10.06.2026 роботодавці зобов'язані оцифрувати трудові книжки співробітників. Що робити, якщо декілька працівників відмовились від ведення ТК в паперовій формі та не подали її при оформленні на роботу (за основним місцем роботи)?
*Ведення трудових книжок регулюється Інструкцією № 58, яка визначає порядок внесення записів до трудових книжок працівників. Згідно з цією інструкцією, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення вносяться до трудової книжки працівника за його бажанням. Вірно? Яка відповідальність, штрафи передбачено за те, що підприємство:
1. вчасно або зовсім не оцифрувало на порталі ПФУ трудові книжки?
2. оцифрували, надіслали, але лише половини співробітників?

ОК

Олеся, консультант

експерт

18.03.2026 | 20:16

Очікує відповідь

Наразі роботодавець лише на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі згідно ч. 3 ст. 48 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n314.

В Інструкції № 58 немає норми щодо внесення запису за бажанням, ця норма з’явилася в 2021 році прописана в ст. 48 КЗпП, тому керуємось нею. Якщо кандидат надасть трудову книжку для внесення запису - внесете, якщо - ні, це його право. Облік трудової діяльності здійснюється в електронній формі, тому дані в реєстрі будуть. А лише на вимогу працівника можна буде внести записи до трудової книжки, якщо її нададуть. Адже роботодавець приймаючи працівників після 10.06.2021 не зберігає трудову книжку у себе, після цієї дати працівники при прийнятті на роботу подають або трудову книжку або відомості з реєстру.

У роботодавця взгалі немає безумовного обов’язку з оцифрування чи передачі скан-копій паперових трудових книжок, чи інших документів для підтвердження стажу працівників до ПФУ. Відомості про трудову діяльність працівника подаються до ПФУ відповідно до (п. 4 Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#Text): працівником особисто (шляхом звернення до ПФУ); працівником через вебпортал ПФУ з накладенням КЕП; страхувальником (роботодавцем) або його уповноваженим представником через кабінет страхувальника. Тобто нормативні акти прямо передбачають альтернативність — це право, а не виключно обов’язок роботодавця.
Якщо Ви зберігаєте трудові книжки, працівників прийнятих до 10.06.2021 року, то оцифруйте та передайте до ПФУ, адже працівники не можуть цього зробити, трудові книжки не в них на руках. А трудові книжки працівників, які прийняті після 10.06.2021 року можете оцифрувати, якщо вони Вам нададуть їх, або вони самостійно це можуть зробити.

Щодо відповідальності,то чинним законодавством не передбачено відповідальності за не передачу сканкопій чи неоцифрування трудових книжок працівників. Тому штрафу жодного не буде.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

ОО

Ольга Ольга Ольга

28.06.2026 | 10:40

Звільнення

Відповідь надано