Вимоги до оцифрування трудових книжок: відповідальність та наслідки для роботодавців

Наразі роботодавець лише на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі згідно ч. 3 ст. 48 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n314.

В Інструкції № 58 немає норми щодо внесення запису за бажанням, ця норма з’явилася в 2021 році прописана в ст. 48 КЗпП, тому керуємось нею. Якщо кандидат надасть трудову книжку для внесення запису - внесете, якщо - ні, це його право. Облік трудової діяльності здійснюється в електронній формі, тому дані в реєстрі будуть. А лише на вимогу працівника можна буде внести записи до трудової книжки, якщо її нададуть. Адже роботодавець приймаючи працівників після 10.06.2021 не зберігає трудову книжку у себе, після цієї дати працівники при прийнятті на роботу подають або трудову книжку або відомості з реєстру.

У роботодавця взгалі немає безумовного обов’язку з оцифрування чи передачі скан-копій паперових трудових книжок, чи інших документів для підтвердження стажу працівників до ПФУ. Відомості про трудову діяльність працівника подаються до ПФУ відповідно до (п. 4 Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#Text): працівником особисто (шляхом звернення до ПФУ); працівником через вебпортал ПФУ з накладенням КЕП; страхувальником (роботодавцем) або його уповноваженим представником через кабінет страхувальника. Тобто нормативні акти прямо передбачають альтернативність — це право, а не виключно обов’язок роботодавця.
Якщо Ви зберігаєте трудові книжки, працівників прийнятих до 10.06.2021 року, то оцифруйте та передайте до ПФУ, адже працівники не можуть цього зробити, трудові книжки не в них на руках. А трудові книжки працівників, які прийняті після 10.06.2021 року можете оцифрувати, якщо вони Вам нададуть їх, або вони самостійно це можуть зробити.

Щодо відповідальності,то чинним законодавством не передбачено відповідальності за не передачу сканкопій чи неоцифрування трудових книжок працівників. Тому штрафу жодного не буде.

Раді допомогти, звертайтесь ще!