Основні аспекти надання відпустки без збереження заробітної плати

Відпустка без збереження зарплати може бути оформлена як за згодою сторін, так і в обов’язковому порядку.
У період воєнного стану працівники мають право на додаткові види неоплачуваних відпусток, закріплені у Законі № 2136.
Роботодавець може відмовити у відпустці без збереження зарплати за ч. 3 ст. 12 Закону № 2136, а за ч. 4 ст. 12 Закону № 2136 – зобов’язаний надати, якщо працівник звернувся з заявою й має на неї право.
Для оформлення відпустки працівник має подати заяву, а в окремих випадках – ще й підтвердні документи. Далі видається наказ про надання неоплачуваної відпустки.
Оптимальний варіант – прописувати у наказі про надання відпустки без збереження зарплати через воєнний стан дати її початку та закінчення, тривалість.
Працівник може достроково припинити відпустку за власним бажанням, подавши відповідну заяву роботодавцю.

Отже, працівник має право піти у відпустку без збереження заробітної плати за певних підстав, а роботодавець часто сам зацікавлений у цьому. Проте є важливий нюанс, який може створити ризики для роботодавця.

У мирні часи – до 30 днів, під час воєнного стану – без обмеження. Відповідно до ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки максимальний термін відпустки без збереження зарплати за сімейними обставинами становить 30 календарних днів на рік. Проте це умова для мирних часів – під час же воєнного стану, згідно з ч. 3 ст. 12 Закону № 2136, роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати за згодою сторін без обмеження строку – тобто на будь-яку кількість днів та будь-яку кількість разів.

У такій ситуації роботодавець стикається з проблемою. Законодавство не передбачає можливості відкликання працівника з відпустки без збереження зарплати, якщо він не вказав кінцеву дату. Це створює ситуацію, коли роботодавець не може змусити працівника повернутися до роботи навіть за нагальної потреби. Звільнити такого працівника роботодавець також не має право, адже він знаходиться у відпустці без збереження зарплати.

Щоб уникнути таких ситуацій, роботодавцю варто дотримуватися наступних рекомендацій:

Погоджувати з працівником дату початку та закінчення відпустки.
Зафіксувати строки у наказі. У наказі про надання відпустки слід чітко зазначити її тривалість та дати початку і закінчення.

Далі розглянемо рекомендації щодо оформлення відпусток без збереження заробітної плати.

Оформлення відпустки без збереження заробітної плати за ч. 3 ст. 12 Закону № 2136 здійснюється відповідно до загальних правил, встановлених законодавством. Основними етапами є подання працівником заяви та видання роботодавцем відповідного наказу.

Працівник має подати заяву, у якій зазначаються: вид відпустки (за згодою сторін або обов’язкова); підстава для її надання; тривалість відпустки; дата початку та закінчення (для уникнення ризиків).

Текст заяви про надання неоплачуваної відпустки за ч. 3 ст. 12 Закону № 2136 може бути таким:

Прошу надати відпустку без збереження заробітної плати за згодою сторін на час воєнного стану тривалістю 30 календарних днів з 03 лютого 2026 року по 04 березня 2026 року
Або таким:

Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати у зв’язку із воєнним станом на підставі ч. 3 ст. 12 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» тривалістю 77 календарних днів з 16 лютого 2026 року
На підставі заяви роботодавець видає наказ про надання відпустки. У ньому обов’язково зазначається: преамбула з посиланням на нормативно-правові акти (номер та дата Указу Президента про продовження воєнного стану і Закон про затвердження цього Указу, ч. 3 ст. 12 Закону № 2136, ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки); підстава надання відпустки; тривалість відпустки; дата початку та закінчення відпустки (обов’язково).

Підкреслюємо: таку відпустку «можна надати», тобто фактично роботодавець може і відмовити в її наданні!

Раді допомогти, звертайтесь ще!