Видання трудових книжок: накази, повідомлення та ознайомлення працівників

Прямої вимоги законодавства щодо обов’язкового видання наказу про видачу трудових книжок немає.

Багато ініціатив є, що продовжити цей процес оцифрування, якщо все-ж таки його не буде продовжено, тоді правомірно видавати і без заяви та наказу, лише в книзі обліку трудових книжок буде потрібно отримати підпис.

Наразі чинне законодавство передбачає три випадки для видачі працівнику трудової книжки:

1. при звільненні (абз. 5 п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мінюсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#o15 );

2. після завершення Пенсійним фондом процесу включення відомостей до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», далі — Закон № 1217 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20/conv#n224);

3. під час дії воєнного стану (ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n27).Тобто, якщо працівник продовжує роботу на підприємстві та просить видати йому трудову книжку, роботодавець має право це зробити або після передачі до ПФУ відсканованих трудових книжок всіх працівників, або керуючись нормами Закону № 2136.

В № 1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі зазначено, що після завершення Пенсійним фондом оцифрування трудових книжлк, наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. Тому достатньо буде підпису в книзі обліку руху трудових книжок.

Обов’язку надсилати повідомлення працівникам про необхідність отримання трудових книжок законодавством не встановлено, однак це рекомендовано зробити. Таке повідомлення доцільне для фіксації належного інформування працівників та мінімізації ризиків для роботодавця. Повідомлення можна надсилати засобами електронного зв’язку (електронна пошта, месенджери) або поштовим зв’язком.

Видача трудової книжки здійснюється під особистий підпис працівника у книзі обліку руху трудових книжок. Якщо працівник не має можливості з’явитися особисто, трудову книжку можна надіслати поштою, але лише за його заявою.

Щодо працівників, з якими призупинено дію трудового договору та які перебувають за межами України, роботодавцю доцільно направити їм повідомлення про можливість отримання трудової книжки та запропонувати варіанти її отримання (особисто або поштою за заявою, наразі навіть для тих хто перебуває за кордоном також можна відправити трудову книжку). У разі відсутності відповіді від працівника трудова книжка продовжує зберігатися у роботодавця. Надсилати її без звернення працівника не можна.

Трудові книжки та їх дублікати, не одержані працівниками при звільненні, зберігають протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від трудових книжок працівників, які перебувають на роботі.Після цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігають в архіві підприємства протягом 50 років, а після закінчення зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку згідно п. 6.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text.

Раді допомогти, звертайтесь ще!