Чи потрібно вписувати підпис директора на копії документа

Коли робите копію з паперового документу, при скануванні документу підпис також є на копії. Інша ситуація, якщо в запитанні йдеться про витяг.

Копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку.

Напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», наприклад:

Згідно з оригіналом

Провідний спеціаліст

відділу організації діловодства

Підпис

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Дата

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи (за наявності) (п. 8 гл. 11 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237 ).

Залежно від способу виготовлення копії поділяють на факсимільні і вільні:

1) факсимільні копії виготовляються за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, у тому числі багатофункціональних пристроїв, що точно відтворюють усі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування (включаючи підпис та печатку) або частину їх;

2) особистий підпис посадової особи, яка підписала оригінал документа, може бути відсутнім у разі надсилання копій іншим установам або якщо копія вихідного документа залишається у діловодстві установи (п. 11 гл. 11 розд. ІІ Правил).

Витяг зі службового документа виготовляється, якщо немає необхідності виготовляти копію. Витяг оформлюється на загальному бланку установи із дотриманням таких вимог:

· у назві виду документа зазначається: «витяг з наказу», «витяг з протоколу»;

· відтворюється повністю вступна частина (якщо вона є) службового документа;

· з основної частини тексту документа виписується той пункт, інформація якого необхідна;

· відтворюється реквізит «Підпис» (без особистого підпису);

· проставляються відмітка про засвідчення копії та відбиток печатки служби діловодства (п. 12 гл. 11 розд. ІІ Правил).

Раді допомогти, звертайтесь ще!