Відновлення кадрових документів після руйнувань: покроковий алгоритм дій

Покроковий алгоритм дій роботодавця має бути такий:

1) Фіксація руйнування та пожежі. Слід отримати Акт про пожежу від ДСНС та витяг з ЄРДР від поліції, які офіційно підтверджують факт влучання та згоряння майна і документів.

2) Створення внутрішньої комісії для фіксації складу та змісту втрачених документів. Слід видати наказ про створення комісії з розслідування причин та встановлення переліку знищених документів.

3) Складання Акту про знищення. Комісія складає акт, у якому поіменно фіксує всі безповоротно знищені особові справи працівників (включаючи тих, хто в ЗСУ).

4) Збір наявної інформації (джерела відновлення).

Звернутися до Пенсійного фонду України (ПФУ) за довідками за формами ОК-5/ОК-7 або даними з кабінету страхувальника електронного реєстру трудових книжок. Підняти збережені копії в електронних базах (1С, кадровий софт), корпоративній пошті, хмарних сховищах, звітах ЄСВ.

5) Складання нових (відновлених) документів.

Видати наказ про відновлення кадрової документації та формування нових особових справ. Працівників (які є на зв’язку) попросіть заново надати паспорти, РНОКПП, документи про освіту, військові квитки тощо, зробіть з них копії та засвідчіть належним чином.

Раді допомогти, звертайтесь ще!