Оформлення наказу про ненадання відпусток під час війни

Роботодавець може видати наказ, яким тимчасово не надаватиме щорічні додаткові відпустки на період воєнного стану, посилаючись на норми Закону №2136, виробничу необхідність і статус підприємства (зокрема, як об’єкта критичної інфраструктури), але таке рішення має бути вмотивованим і не позбавляє працівника права використати ці дні після війни або отримати компенсацію при звільненні.

Обґрунтування

Щорічні додаткові відпустки під час воєнного стану не скасовуються і не «згорають». Роботодавець може тимчасово відмовити у їх наданні, але працівник збереже право використати дні після припинення або скасування воєнного стану чи отримати за них грошову компенсацію при звільненні. Це прямо випливає з аналізу норм про щорічні додаткові відпустки та їх компенсацію і не спростовується спеціальними воєнними нормами.

Спеціальний воєнний Закон №2136 дає роботодавцю право обмежувати/відкладати відпустки. Ним передбачено: 1) можливість обмежити щорічну основну відпустку 24 календарними днями за поточний робочий рік; 2) право відмовити у будь-яких видах відпусток (крім «декрету» і відпустки до 3 років дитині) працівникам критичної інфраструктури, оборонного виробництва чи тим, хто виконує мобілізаційні завдання; 3) можливість надавати відпустки понад 24 календарні дні без збереження зарплати або переносити їх після завершення воєнного стану. Саме ці норми є базою для наказу про ненадання додаткових відпусток.

Щорічні додаткові відпустки не підпадають під 24-денне обмеження, але можуть не надаватись з огляду на виробничу необхідність. Для критичних об’єктів роботодавець має право прямо відмовити в будь-якій відпустці. Для інших роботодавців рішення про надання/ненадання додаткових відпусток і про те, чи будуть вони оплачувані, приймається з урахуванням воєнних обмежень та фінансових можливостей. Відтак наказ доцільно оформляти як тимчасове відтермінування, а не як позбавлення права.

Алгоритм дій

1. Проаналізуйте, кого реально стосуватиметься обмеження.
   Визначте, чи належить підприємство до об’єктів критичної інфраструктури, оборонного виробництва або виконує мобілізаційні завдання. Для таких працівників у наказі прямо посилайтесь на воєнні норми про право відмови у відпустці.

2. Підготуйте проєкт наказу з правильною структурою.
   Наказ доцільно зробити загальним по підприємству, з окремим розділом щодо критичних посад і загальним підходом до інших. У наказі варто:

   Елемент наказу	Що зазначити
   Найменування	Про особливості надання щорічних додаткових відпусток на період дії воєнного стану
   Підстава	Введення і продовження воєнного стану, Закон №2136, виробнича необхідність, статус об’єкта критичної інфраструктури (за наявності)
   Нормативні посилання	На Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (№2136-IX), Закон «Про відпустки», колективний договір/положення про відпустки
   Розпорядча частина	Формулювання про тимчасове ненадання/перенесення щорічних додаткових відпусток, умови відмови критичним працівникам, порядок індивідуальних рішень

3. Сформулюйте ключові пункти розпорядчої частини.
   Орієнтовно:

   • «На період дії воєнного стану щорічні додаткові відпустки надавати з урахуванням виробничої необхідності та можливості забезпечення безперервної роботи підприємства».
   • «Працівникам, залученим до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури / оборонного призначення / мобілізаційних завдань, у разі виробничої необхідності може бути відмовлено у наданні будь-яких видів відпусток, крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами і відпустки для догляду за дитиною до трьох років».
   • «Невикористані дні щорічних додаткових відпусток за період дії воєнного стану підлягають наданню після його припинення або скасування чи виплаті грошової компенсації у випадку звільнення відповідно до Закону України «Про відпустки»».
   • За потреби: «За рішенням роботодавця надання окремих видів додаткових відпусток у період воєнного стану може здійснюватися без збереження заробітної плати з перенесенням невикористаних оплачуваних днів на період після припинення або скасування воєнного стану».

4. Уточніть порядок індивідуальних рішень.
   Пропишіть, що кожна заява працівника розглядається окремо, а відмова оформлюється резолюцією керівника на заяві або окремим коротким наказом/позначкою у візувальному листі із зазначенням «у наданні відмовити у зв’язку з виробничою необхідністю, особливим режимом роботи під час воєнного стану».

5. Ознайомте працівників і додайте наказ до локальних актів.
   Доведіть наказ до відома працівників під підпис (або через електронний внутрішній ресурс) та за потреби внесіть зміни до графіка відпусток, щоб у ньому відобразити тимчасове ненадання/перенесення додаткових відпусток.

Ризики / нюанси

1. Не можна оформлювати «повну відмову назавжди». Формулювання в наказі мають підкреслювати тимчасовий характер обмежень на період воєнного стану і гарантувати збереження права на відпустку чи компенсацію.

2. Відмова має бути обґрунтована. Без реальної виробничої необхідності або без ознак критичної інфраструктури суцільне ненадання всім працівникам усіх додаткових відпусток може розглядатися як порушення трудових прав.

3. Документуйте статус та завантаженість «критичних» працівників. Це допоможе обґрунтувати відмову у відпустці у разі спору чи перевірки.

Підсумовуючи, правильний наказ повинен не скасовувати право на щорічні додаткові відпустки, а лише тимчасово регламентувати їх ненадання/перенесення на період воєнного стану з чітким посиланням на Закон №2136, виробничу необхідність і з гарантією подальшої реалізації цього права.