Як правильно оформити відпустку та відшкодувати дні

Якщо щорічна відпустка працівника за рік становить лише 24 календарні дні, компенсацію без звільнення виплатити не можна, тож він має використати їх днями відпочинку, а облік відпустки обов’язково фіксуєте в розділі V П-2. Компенсацію понад 24 дні можна платити лише за ті робочі роки, де щорічна (основна + додаткові) перевищує 24 календарні дні, і тільки після фактичного використання 24 днів за кожен рік та за заявою працівника.

Обґрунтування

Умови компенсації без звільнення. Закон дозволяє за бажанням працівника замінити частину щорічної відпустки грошовою компенсацією тільки за умови, що за відповідний робочий рік йому надано (використано) не менше 24 календарних днів щорічної та додаткових відпусток. Якщо за рік у працівника лише 24 календарні дні щорічної основної відпустки і немає додаткових днів, компенсувати нічого, такі 24 дні він повинен використати відпочинком, а компенсація можлива лише при звільненні.

Якщо є додаткові відпустки понад 24 дні. Коли щорічна відпустка за робочий рік більша за 24 календарні дні (наприклад, 26 або 28 днів через додаткову відпустку), спочатку працівник має фактично використати 24 календарні дні за цей робочий рік, а за «надлишок» (2, 4 дні тощо) можна виплатити компенсацію без звільнення. Для кожного робочого року це рахують окремо, і компенсація можлива лише на підставі заяви працівника.

Що робити з накопиченими днями за минулі роки. Невикористані щорічні відпустки за попередні рокочні роки не «згорають», їх можна надати днями відпочинку в поточному році, у тому числі в одному періоді разом із відпусткою за поточний робочий рік. Якщо за певні роки тривалість щорічних відпусток перевищувала 24 дні, після використання 24 днів за кожен з таких років можна компенсувати «надлишок» грошима за заявою працівника, решта років із 24-денною відпусткою — тільки відпочинком або повна компенсація при звільненні.

Оформлення документів. Щорічну відпустку на 24 дні за графіком оформлюють наказом про надання відпустки із зазначенням виду відпустки, тривалості, робочого року, дат початку і закінчення та підстави (графік / заява). Компенсацію, якщо підстави є, оформлюють окремою заявою працівника і окремим наказом про виплату грошової компенсації за конкретну кількість днів, із прив’язкою до відповідного робочого року.

Запис у П-2. Облік відпусток є обов’язком роботодавця, і найзручніше вести його саме в розділі V особової картки П-2, де зазначають вид відпустки, за який період вона надається, дати початку і закінчення та реквізити наказу. Це стосується всіх щорічних, додаткових, соціальних і інших відпусток, наданих працівникові, тому відпустку на 24 дні за графіком і всі інші відпустки необхідно відобразити в П-2. Облік відпусток у будь-якій формі (у тому числі через П-2) прямо вимагається ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР.

Алгоритм дій

1. Перевірити тривалість щорічної відпустки за кожен робочий рік. Визначити, де працівник має тільки 24 дні, а де більше (за рахунок додаткових відпусток).
2. Надати 24 дні за поточний рік за графіком. Оформити наказ, повідомити працівника, відобразити дні в табелі та розділі V П-2.
3. Запланувати використання накопичених днів. Для років із 24 днями — надати відпустку днями відпочинку; для років із більшою тривалістю — спочатку забезпечити використання 24 днів.
4. За наявності права на компенсацію: отримати від працівника заяву про виплату компенсації за «надлишкові» дні за конкретний робочий рік, видати наказ про виплату компенсації та провести оплату.
5. Усі надані відпустки (і за поточний, і за попередні роки) обов’язково відобразити в розділі V П-2, а компенсації — у розрахункових документах та особових рахунках працівника.

Ризики / нюанси

Без звільнення не можна компенсувати 24-денної відпустки цілком. Якщо щорічна відпустка за рік становить 24 календарні дні і немає додаткових щорічних відпусток, компенсація без звільнення буде порушенням і може вважатися заміною відпочинку грошима всупереч вимогам Закону про відпустки.

П-2 не є формально обов’язковою, але облік — обов’язковий. Навіть якщо роботодавець обрав іншу внутрішню форму, суть не змінюється: дані про всі відпустки мають бути системно зафіксовані, а П-2 лишається оптимальним інструментом для цього, що прямо випливає з вимоги про облік у ст. 10 Закону про відпустки.