Запис виконання обов'язків керівника: підшивка документів та оформлення

У такій ситуації заяву-згоду та доповідну до особової справи не підшивають і в Доповнення до особового листка запис про тимчасове виконання обов’язків зазвичай не вносять. Їх зберігають у загальній кадровій справі до наказів, що не увійшли до особових справ.

Обґрунтування

Тимчасове виконання обов’язків відсутнього керівника не є прийняттям чи переведенням. Посада працівника не змінюється і нових трудових відносин не виникає. Тому оформлюється лише наказ про тимчасове виконання обов’язків та доплата, а не пакет документів як при прийнятті чи переведенні.

Заява-згода і доповідна – це документи до наказу, а не документи особової справи. Вони підтверджують згоду та службову ініціативу і логічно зберігаються у справі типу «Документи до наказів з кадрових питань, що не увійшли до складу особових справ», окремо від особових справ. Такий підхід відповідає загальній логіці Переліків строків зберігання кадрових документів.

Копію наказу про тимчасове виконання обов’язків можна підшити в особову справу, але це не обов’язково. Це внутрішнє рішення установи для зручності роботи кадровика. Однак наявності самого наказу в журналі реєстрації і в «наказній» справі достатньо для підтвердження факту виконання обов’язків та доплати.

Доповнення до особового листка з обліку кадрів заповнюють щодо стійких змін у трудовій діяльності. Туди вносять постійні призначення, переведення, заохочення, стягнення, істотні зміни умов праці. Тимчасове виконання обов’язків під час відпустки іншого працівника до таких постійних змін не належить і окремо в трудову книжку також не вноситься. Висновок: достатньо наказу, згоди в загальній кадровій справі і, за бажанням, копії наказу в особовій справі.