Наказ на виконання обов'язків головного бухгалтера під час відпустки

Якщо на директора вже покладено ведення бухобліку в разі відсутності головбуха (через статут, посадову інструкцію, положення про бухоблік тощо), окремий наказ на кожну відпустку можна не робити; якщо такого закріплення немає — доцільно видати окремий наказ про виконання обов’язків на час цієї відпустки, який буде документом тривалого зберігання разом з кадровими документами.

Обґрунтування

Керівник може самостійно вести бухгалтерський облік та підписувати звітність замість бухгалтера. Закон дозволяє підприємству обрати форму організації бухобліку, зокрема самостійне ведення обліку та складання звітності безпосередньо керівником підприємства, крім підприємств, що зобов’язані оприлюднювати звітність, і бюджетних установ п. 4 ст. 8, від 16.07.1999 №996-XIV.

Щоб директор тимчасово виконував обов’язки головного бухгалтера, це треба належно оформити. Якщо в статуті, положенні про бухгалтерію або посадовій інструкції директора прямо передбачено, що він виконує обов’язки головного бухгалтера на час його відсутності, додатковий разовий наказ не обов’язковий. Якщо такої норми немає, бажано видати наказ про покладення обов’язків головного бухгалтера на директора на період відпустки.

Такий наказ належить до документів тривалого зберігання. Наказ про тимчасове виконання обов’язків пов’язаний із трудовими правами та оплатою праці, а також підтверджує повноваження щодо підписання звітності, тому його зберігають разом із кадровими наказами весь установлений для них строк, а не як тимчасовий «разовий» документ короткого зберігання.

Підсумок. Якщо заздалегідь не закріпили за директором виконання функцій головбуха на час відпусток, оформіть окремий наказ про покладання обов’язків на період відпустки і зберігайте його в складі кадрових документів як документ тривалого зберігання.