Початок кадрового обліку: відновлення чи новий етап

Якщо кадровий облік передається вам від попереднього відповідального працівника, насамперед доцільно провести аудит кадрової документації та оформити акт приймання-передачі справ, у якому зафіксувати, які документи передані, яких документів не вистачає, а також виявлені недоліки. Це дозволить визначити стан кадрового обліку на момент його передачі та розмежувати відповідальність.

Після прийняття справ ви можете розпочати ведення кадрового обліку, журналів та іншої кадрової документації з моменту їх передачі вам. Водночас це не звільняє роботодавця від обов'язку забезпечити наявність кадрових документів за попередні періоди, якщо їх ведення передбачено законодавством.

Тому рекомендується не лише налагодити поточний кадровий облік, а й за результатами аудиту визначити перелік документів, які потребують відновлення. Насамперед варто відновити документи, відсутність яких може призвести до порушення трудового законодавства або стати підставою для претензій під час перевірок (накази з кадрових питань, особові картки, графіки відпусток, табелі обліку робочого часу, документи щодо ознайомлення працівників з локальними актами тощо).

Отже, почати вести кадровий облік з моменту прийняття справ можна, однак доцільно провести аудит і поетапно відновити відсутні документи за попередні періоди, наскільки це можливо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!