Як уникнути штрафів під час перевірки Держпраці

Щоб мінімізувати ризики штрафів, до перевірки слід терміново: уточнити графік (узгодити з працівниками дати й письмово повідомити за 2 тижні), максимально надати працівникам 14-денні безперервні частини відпусток і «запустити» план по використанню накопичених днів, а все, що вже порушено, — грамотно задокументувати, щоб при перевірці виконати припис і не отримати фінансові санкції.

Обґрунтування

1. Графік без конкретних дат і повідомлення за 2 тижні.
Графік може містити лише місяці надання відпусток, а конкретний період у межах такого графіка узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну. Це підтверджує Держпраці у Роз'яснення Держпраці (ПРАЦЯ).
Тобто сам факт відсутності конкретних дат у графіку не є порушенням, але обов’язок письмового повідомлення за 2 тижні зберігається. Якщо роботодавець не повідомив вчасно, працівник має право вимагати перенесення відпустки. Порушення обов’язку повідомлення може бути кваліфіковано як інше порушення трудового законодавства, за яке передбачений штраф у розмірі 1 мінімальної зарплати за ст. 265 КЗпП, але під час воєнного стану фінансова санкція не застосовується, якщо припис Держпраці буде виконаний у встановлений строк. Це випливає з норм про штрафи та їх незастосування у разі виконання припису під час воєнного стану, які наводяться у профільних матеріалах із посиланням на ст. 265 КЗпП та ст. 16 Закону № 2136.

2. Відсутність 14 безперервних днів і поділ відпусток «дрібними» частинами.
Щорічну відпустку можна ділити на частини лише за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів. Це пряма вимога ст. 12 Закону «Про відпустки» ст. 12.
Якщо працівник протягом року (і навіть кількох років) брав тільки короткі відпустки 1–3 дні й жодного разу не мав 14 к.дн. безперервно за кожен робочий рік, це є порушенням. Виправити вже використані відпустки неможливо, і Держпраці може застосувати:

• адміністративний штраф до посадових осіб за ст. 41 КУпАП (30–100 нмдг)
• фінансовий штраф для роботодавця як за «інші порушення трудового законодавства» у розмірі 1 МЗП за ст. 265 КЗпП.
  У консультаційних матеріалах наголошено, що за порушення вимоги щодо 14 днів може бути штраф 1 МЗП за всі випадки такого порушення, а не окремо за кожного працівника, але довести виправлення назад неможливо, тому ризик штрафу при перевірці реальний.

3. Накопичені дні відпусток.
Загальне правило мирного часу: невикористану частину щорічної відпустки слід надати до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після його закінчення. У воєнний час ця норма фактично «заморожена» Законом № 2136, тож сама наявність накопичених днів зараз не є окремим порушенням. Разом з тим, закон зобов’язує надавати щорічні відпустки за графіком і не обмежувати 24 дні поточного року, а компенсація замість відпустки у період роботи можлива лише в дуже вузьких випадках. Профільні матеріали акцентують, що Держпраці звертає увагу на фактичне надання відпусток і недопущення «примусової» відсутності відпочинку.

4. Як зменшити ризики штрафів до перевірки.

1. Оновити графік і «приземлити» дати.

• Провести термінове узгодження дат відпусток з працівниками на найближчі місяці.
• Скласти або скоригувати графік із зазначенням хоча б місяців, а по ключових працівниках — і конкретних періодів.
• Письмово повідомити працівників про конкретну дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні. Підтвердження від Держпраці, що в графіку можна зазначати місяць, а конкретний період уточнюється й повідомляється окремо, міститься у Роз'яснення Держпраці (ПРАЦЯ).

2. Забезпечити 14-денні відпустки хоча б «на майбутнє».

• По кожному працівнику, хто не мав 14 днів безперервно за робочий рік, запланувати і надати безперервну відпустку не менше 14 к.дн. за поточний або наступний робочий рік.
• На майбутнє уникайте практики, коли працівник весь рік бере тільки по 1–3 дні й не отримує 14-денну частину.
• У разі перевірки показати, що порушення минулих років усвідомлено, розроблено та реалізується план виправлення ситуації на майбутнє.

3. План використання накопичених днів.

• Скласти внутрішній план-графік «розгортання» накопичених відпусток на 1–2 роки вперед з прив’язкою до потреб виробництва.
• Максимально надавати відпустки не лише по 1–3 дні, а більшими блоками, щоб реально зменшувати «хвости».
• По можливості використовувати вихідні (субота–неділя) як календарні дні відпустки для часткового погашення боргу, але при цьому не забувати про обов’язкову 14-денну частину за кожен рік.

4. Повідомлення про відпустку й документообіг.

• Налагодити обов’язкову процедуру: графік → письмове повідомлення за 2 тижні → наказ.
• Якщо відпустка надається поза графіком за заявою працівника, письмове повідомлення не є обов’язковим, але наказ і заява повинні бути. Це зменшить ризики претензій щодо недотримання графіка і процедури.

5. Підготовка до перевірки Держпраці під час воєнного стану.

• Пам’ятати, що під час воєнного стану фінансові санкції за ст. 265 КЗпП не застосовуються, якщо виконати припис у встановлений строк. Це випливає з загальних норм, процитованих у профільних матеріалах щодо ст. 16 Закону № 2136 та ст. 265 КЗпП.
• Підготувати аргументовані письмові пояснення щодо причин накопичення відпусток і відсутності 14-денних періодів (воєнний стан, специфіка роботи, нестача персоналу), а головне — показати конкретні кроки, які вже вживаються для усунення порушень.
• Враховувати, що адмінштраф для посадових осіб за ст. 41 КУпАП може бути застосований незалежно від воєнного стану, тому особливо важливо продемонструвати добросовісні дії з усунення порушень.

Підсумок: повністю «обнулити» вже допущені порушення неможливо, але завдяки терміновому коригуванню графіка, наданню 14-денних відпусток на майбутнє, системному плану зменшення накопичених днів і готовності виконати припис Держпраці можна звести фінансові санкції та претензії до мінімуму.