Обов'язковість виконання наказу Мін'юсту та впровадження нових форм документів

Наказ Мін’юсту №1860/5 не зобов’язує підприємства обов’язково перейти на затверджені форми, вони мають примірний рекомендаційний характер. Перейти на них можна добровільно, закріпивши це або в Інструкції з діловодства, або окремим наказом про запровадження нових форм.

Обґрунтування

Примірні форми не є обов’язковими. Мін’юст наказом №1860/5 затвердив саме примірні форми та описи уніфікованих форм документів. Вони призначені як зразки для розроблення власних шаблонів документів юридичної особи і мають рекомендаційний характер, а окрема відповідальність за їх незастосування законодавством не встановлена.

Можна й надалі використовувати власні шаблони. Якщо на підприємстві вже діють форми документів, що відповідають вимогам ДСТУ 4163:2020 та Правил організації діловодства, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5, роботодавець може продовжувати користуватися ними й не зобов’язаний змінювати їх лише через появу наказу №1860/5. У такому разі перехід на нові примірні форми є правом, а не обов’язком від 18.06.2015 № 1000/5.

Якщо підприємство хоче перейти на нові форми. Доцільно формально закріпити їх застосування. Найпоширеніші варіанти: або внести зміни до Інструкції з діловодства / Інструкції з кадрового діловодства (визначивши, що певні документи оформлюються за примірними формами, затвердженими Мін’юстом), або видати окремий наказ керівника про затвердження та запровадження нових форм управлінських документів з кадрових питань.

Спосіб оформлення обирає роботодавець. Обидва підходи правомірні. Якщо на підприємстві вже є детальна Інструкція з діловодства, логічно оновити саме її. Якщо Інструкція відсутня або потребує значного перегляду, можна почати з окремого наказу про запровадження нових форм, а пізніше відобразити це й в Інструкції. Підсумково, наказ №1860/5 дає підприємствам зручний орієнтир для уніфікації документів, але не встановлює обов’язку обов’язково переходити на затверджені примірні форми.