Використання індексів і нумерації в наказах на допомогу

Так, підприємство може запровадити власні літерні індекси (у тому числі «мд») для наказів, у т.ч. тривалого зберігання, якщо система індексації є внутрішньо затвердженою й послідовно застосовується. Норматив вимагає лише надання реєстраційного індексу та дозволяє установі самостійно розробляти систему літерних позначень.

Обґрунтування

Реєстраційний індекс обов’язковий, але його структура в частині літер не уніфікована. Вимоги діловодства встановлюють, що під час реєстрації документу надається умовне цифрове або літерно‑цифрове позначення – реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера у межах групи документів та додаткових індексів, що застосовуються в установі. п. 5 глави 3 розділу ІІІ, від 18.06.2015, №1000/5

Для кадрових наказів допускається додавання літерних індексів для розрізнення груп документів. Ті ж самі правила прямо передбачають, що з метою розрізнення груп наказів з кадрових питань кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс, а система таких індексів розробляється підприємством самостійно. п. 5 глави 3 розділу ІІІ, від 18.06.2015, №1000/5

Норми не закріплюють обов’язкові умовні позначення «к/тр», «к/тм» тощо. Використання саме таких скорочень є рекомендованою практикою, але не встановленою вимогою акта. Тому підприємство має право обрати інші позначення, наприклад «мд» для наказів про матеріальну допомогу, за умови, що такі накази належно віднесені до відповідної групи за строками зберігання згідно з Переліком типових документів.

Головна умова – внутрішня регламентація і послідовність застосування. Обрана система індексації (у тому числі використання індексу «мд» замість «к‑тр») має бути закріплена у внутрішніх документах підприємства, насамперед в Інструкції з діловодства й номенклатурі справ, і надалі послідовно застосовуватися в реєстрації та формуванні справ. Це забезпечить відповідність вимогам до організації документування та архівного зберігання.

Підсумовуючи, застосування індексу «мд» для наказів про матеріальну допомогу та власної схеми нумерації наказів тривалого зберігання є допустимим, якщо воно не порушує вимоги щодо строків зберігання та належно врегульоване локальними актами підприємства.