Чи потрібні заяви директору для відпустки та допомоги

У більшості випадків директор не пише «сам собі» заяв, а достатньо видати та підписати накази від першої особи; заяви потрібні лише тоді, коли статут або контракт прямо вимагають погодження з засновниками чи подання заяви.

Обґрунтування

Щорічна відпустка директора зазвичай оформлюється наказом без заяви. Алгоритм та перелік документів щодо відпусток директора зазвичай фіксують у статуті або контракті. На практиці, коли директор самостійно приймає рішення щодо відпустки, він просто видає наказ «сам на себе» від першої особи на кшталт «Відбуваю у щорічну відпустку з … по …». Заяву у формі «Прошу надати мені відпустку…» зазвичай не складають, оскільки сам директор і є тим органом, який приймає рішення.

Заява директору потрібна лише коли вимагається погодження із засновниками. Якщо статут або контракт передбачають, що відпустка директора має погоджуватися з власником (зборами учасників), тоді директор подає заяву засновнику(ам), а вже на підставі протоколу (рішення) видає свій наказ про відпустку. У такій ситуації заява адресована не «самому собі», а органу управління, який уповноважений прийняти рішення.

Той самий підхід застосовують до наказів про відпустку без збереження зарплати. Директор є найманим працівником і має право на всі види відпусток, зокрема без збереження зарплати. За загальним підходом він також сам приймає рішення та підписує наказ на себе. Формальною підставою є його волевиявлення як працівника і як керівника одночасно, без окремої заяви, якщо інше не закріплено у статуті чи контракті.

Право підпису на період відпустки доцільно оформлювати окремим наказом або через посадову інструкцію. У наказі про відпустку можна одночасно покласти обов’язки та право підпису документів на заступника чи іншу особу або видати для цього окремий наказ. Часто право підпису на час відсутності директора попередньо закріплюють у посадовій інструкції заступника. Це знімає потребу в будь-яких «заявах самому собі» і дає чітку юридичну основу для підписів замісника.

Щодо одноразової матеріальної допомоги директору логіка така сама. Матдопомога надається наказом (розпорядженням) керівника. Директор як орган управління може самостійно прийняти рішення про надання собі матеріальної допомоги і оформити це наказом від першої особи. Заява від директора самому собі не має практичного сенсу і зазвичай не використовується, якщо локальними актами не встановлено іншу процедуру (наприклад, обов’язкове погодження таких виплат засновниками).

Підсумково, ключовим є зміст статуту та контракту директора. Якщо вони не вимагають заяви або погодження з власником, директор обмежується наказами від першої особи і не пише формальних прохань до самого себе. Якщо ж погодження передбачено, «прохальна» заява адресована засновникам, а не директору.