Як виправити помилку в повідомленні про трудові зміни

Виправити або видалити вже подані оперативні відомості через кабінет страхувальника зараз технічно неможливо, тому помилку усувають через офіційне звернення до ПФУ із проханням скасувати/виправити запис.

Обґрунтування

Функціонал порталу ПФУ не дозволяє змінювати або скасовувати вже подані оперативні відомості. Це стосується повідомлень про прийняття, звільнення чи інші зміни в трудових відносинах, внесених через розділ «Комунікації з ПФУ» – роботодавець не має технічної можливості їх відредагувати або видалити власноруч.

Для виправлення помилкового запису рекомендують звертатися безпосередньо до ПФУ. Практика така: роботодавець подає звернення через кабінет страхувальника на вебпорталі ПФУ, обираючи тип звернення «Заява (клопотання)», де описує, які саме відомості були подані помилково (наприклад, помилкове прийняття або звільнення, неправильний роботодавець тощо) та просить скасувати чи виправити відповідний запис у реєстрі.

До звернення варто додати кадрові документи, що підтверджують помилковість поданих відомостей. Якщо, наприклад, прийняття або звільнення фактично не відбулося або наказ було скасовано, доцільно додати копію наказу про скасування попереднього наказу чи інші підтверджуючі документи, щоб ПФУ міг обґрунтовано відкоригувати дані в реєстрі.

Подання додатку 5 до об’єднаної звітності для таких суто «оперативних» помилок зазвичай не потрібне. Якщо працівник фактично не перебував у трудових відносинах і не було нарахувань ЄСВ, помилковий оперативний запис у ПФУ виправляють через звернення, а не через коригування зарплатної звітності.

Підсумок: алгоритм виправлення помилки в оперативних відомостях до ПФУ завжди зводиться до письмового звернення через кабінет страхувальника з описом помилки та проханням скасувати або відкоригувати запис.

Алгоритм дій

1. Проаналізуйте помилку. Чітко зафіксуйте, яку саме подію подали неправильно: прийняття, звільнення, переведення, інший роботодавець, неіснуючий працівник тощо.
2. Підготуйте кадрові документи. За потреби оформіть наказ про скасування помилкового наказу (наприклад, про прийняття чи звільнення), щоб мати документальну підставу.
3. Зайдіть до кабінету страхувальника на вебпорталі ПФУ. У розділі «Комунікації з ПФУ» оберіть «Звернення» і тип звернення «Заява (клопотання)».
4. Сформулюйте текст звернення. Вкажіть, що при поданні оперативних відомостей помилково внесено такі-то дані щодо такої-то особи, опишіть, як має бути правильно, і прямо попросіть скасувати або виправити відповідний запис у реєстрі.
5. Додайте файли-додатки. Прикріпіть скан-копії наказів чи інших документів, які підтверджують, що працівник фактично не був прийнятий / не був звільнений / належить до іншого роботодавця тощо.
6. Підпишіть і надішліть звернення. Використайте КЕП керівника або уповноваженої особи. Збережіть квитанції / номер звернення.
7. Контролюйте результат. Через певний час перевірте в кабінеті страхувальника або у витягах з реєстру, чи працівник зник із переліку працюючих або чи змінено статус події.

Ризики / нюанси

1. Дані можуть певний час залишатися некоректними. Поки ПФУ не опрацює звернення, працівник може відображатися у переліку працюючих чи у «Дії», що тимчасово впливає, зокрема, на бронювання або інші сервіси.

2. Не варто дублювати помилку новими оперативними відомостями без чіткої логіки. Якщо фактичної події не було, додаткове «звільнення» чи інші події можуть ще більше заплутати дані, тому основним шляхом має бути саме офіційне звернення з поясненням ситуації.