Правила оформлення та зберігання кадрових наказів у справи

Так, накази з кадрових питань різних строків зберігання повинні формуватися в окремі справи. Це передбачено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n15), а також Переліком типових документів, затвердженим наказом Мін'юсту від 12.04.2012 № 578/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14).

Щодо інших питань:

1. Чи одна справа – це накази за один рік?

Так. Як правило, в одну справу формують накази одного строку зберігання за один календарний рік. Отже, якщо протягом року видавалися накази як тривалого, так і тимчасового строку зберігання, вони формуються у дві окремі справи (папки) (глава 2 розділу IV Правил 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n502).

2. Яку папку використовувати?

Для зберігання справ у діловодстві використовують картонні теки із клапанами або зав’язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі. (п. 3 глави 3 розділу IV Правил 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n530).

3. У якому порядку підшивати накази?

Накази у справі розміщують у хронологічному порядку — від першого до останнього. Тобто першим буде наказ, виданий у січні (наприклад, № 1-к), а останнім — наказ, виданий у грудні (наприклад, № 21-к) (п. 4 глави 2 розділу IV Правил 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n502)

4. Як оформити обкладинку справи?

Обкладинка оформлюється відповідно до пункт 9 глави 2 розділу VІ та Додатку 18 Правил № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n1449).

5. Чи потрібні окремі журнали реєстрації?

Так. Оскільки накази тривалого та тимчасового строків зберігання реєструються окремо, доцільно вести окремі журнали їх реєстрації. Це відповідає вимогам Правил № 1000/5 щодо реєстрації документів за окремими групами.

6. Журнал має бути паперовим чи електронним?

Правила № 1000/5 не забороняють вести реєстрацію документів в електронній формі. Якщо на підприємстві запроваджено електронну систему реєстрації документів, окремий паперовий журнал вести не обов'язково. Водночас роботодавець має забезпечити збереження та можливість відтворення реєстраційних даних.

Раді допомогти, звертайтесь ще!