Оформлення відпустки по вагітності для директора медичної установи

Потрібно оформити ОКРЕМО: накази про відпустку по вагітності та пологах за кожною посадою і накази про покладання обов’язків, а підписувати «декретні» накази має вже в.о. директора, оскільки директор у цей період непрацездатний.

Обґрунтування

Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами є окремим видом соціальної відпустки. Вона надається на підставі листка непрацездатності і належить до соціальних відпусток за ст. 4 та ст. 17 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки». Для кожної посади, за якою працівниця працює, відпустка оформлюється окремо, адже це окремі трудові відносини.

На практиці відпустку по вагітності та пологах оформлюють наказом роботодавця. Хоча закон прямо не вимагає наказу, профільні роз’яснення і суджена практика виходять з того, що медичний висновок є підставою для відпустки, але сам період відпустки фіксується саме наказом, що дозволяє правильно вести табель, особову картку та розрахувати допомогу. Це випливає з підходу, коли відпустку по вагітності та пологах на практиці оформлюють заявою та наказом, а не лише листком непрацездатності. Такий підхід прямо рекомендований як безпечніший і відповідає загальним правилам оформлення відпусток.

Директор у період лікарняного по вагітності та пологах вважається непрацездатним і не повинен виконувати свої трудові функції. Допомога по вагітності та пологах компенсує втрату заробітної плати за період відпустки, тому виконання обов’язків директора під час дії такого лікарняного суперечить змісту цієї відпустки та може поставити під сумнів правомірність виплат. Практичний висновок: усі управлінські дії на цей час має здійснювати інша особа, призначена в.о.

Щоб інша особа законно підписувала документи як керівник, потрібен розпорядчий акт про покладання обов’язків. За загальним підходом обов’язки тимчасово відсутнього керівника покладають наказом або рішенням власників, а в документах така особа виступає як «в.о. директора». Це відповідає підходу, коли назва посади із позначкою «В.о.» використовується на підставі розпорядчого документа.

Логіка дій по посадах у вашій ситуації така.

1. Спочатку визначають, хто виконуватиме обов’язки директора ТОВ, і ОРГАН ВЛАСНИКІВ / чинний директор (до початку лікарняного) оформлює наказ або рішення про покладання обов’язків директора на заступника з фінансових питань (з визначенням строку та обсягу повноважень).
2. Після початку дії лікарняного від імені роботодавця всі накази підписує вже в.о. директора, а не сама директорка, яка у відпустці.

За посадою директора ТОВ. Коли є листок непрацездатності по вагітності та пологах, потрібно:
– оформити заяву директорки (можна датою до початку непрацездатності або, якщо такої не було, зафіксувати період на рівні наказу);
– видати окремий наказ про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами за посадою директора ТОВ на підставі ЛН;
– цей наказ, якщо дата початку відпустки вже настала, підписує в.о. директора, оскільки сама директорка вже є непрацездатною.
Окремого наказу про відпустку лише наказу про покладання обов’язків недостатньо, бо в табелі й особовій картці має бути чітко зафіксована саме соціальна відпустка по вагітності та пологах.

За посадою медичного директора (за сумісництвом). Це друга посада, тож потрібне аналогічне оформлення:
– наказ про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами за посадою медичного директора на підставі того самого листка непрацездатності;
– наказ про покладання обов’язків медичного директора на іншого працівника на час відпустки;
– обидва ці накази також підписує в.о. директора як уповноважений представник роботодавця.

Підсумок. Для коректного оформлення недостатньо лише наказу про покладання обов’язків на заступника. Потрібні окремі накази про відпустку по вагітності та пологах за кожною посадою і накази про тимчасове виконання обов’язків, а всі ці накази має підписувати особа, яка фактично виконує обов’язки директора на період відпустки.

Алгоритм дій

1. До початку дії лікарняного або датою, яка не суперечить документам, оформити рішення власників / наказ чинного директора про покладання обов’язків директора на заступника з фінансових питань із зазначенням періоду «на час відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами директора».
2. Після відкриття лікарняного оформити:
   – заяву директорки про надання відпустки по вагітності та пологах (можна однією заявою із зазначенням обох посад або дві окремі заяви);
   – наказ про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами за посадою директора ТОВ на підставі листка непрацездатності;
   – наказ про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами за посадою медичного директора;
   – наказ про покладання обов’язків медичного директора на іншу особу.
3. Усі накази, датовані періодом дії лікарняного, підписує в.о. директора.
4. Відобразити відпустку у табелі за кожною посадою і в розділі V обох карток П-2.
5. Передати копію листка непрацездатності та накази до бухгалтерії для нарахування допомоги по вагітності та пологах.

Ризики / нюанси

Якщо директор підписуватиме накази під час своєї декретної відпустки, це може поставити під сумнів її непрацездатність. У такому разі є ризик претензій щодо правомірності оплати лікарняного.

Період та дати відпустки мають відповідати листку непрацездатності. Якщо ФО сформував період 126 днів, саме його зазвичай використовують для заяви-розрахунку і наказу про відпустку.

Остаточна відповідь: робіть і наказ про покладання обов’язків на заступника, і окремі накази про надання відпустки по вагітності та пологах за обома посадами, а підписує ці накази вже в.о. директора.