Хто затверджує заяву про прийом нового співробітника на роботу

У вашій ситуації заяву доцільно адресувати на ім’я директора товариства як керівника юрособи, а візувати / затверджувати її та підписувати наказ про прийняття може директор з операційної діяльності, якщо це прямо передбачено дорученням (довіреністю або наказом про делегування повноважень).

Обґрунтування

Заяви працівників традиційно адресують керівнику підприємства. У консультаційній практиці з кадрових питань закріплено підхід, що заяви про прийняття на роботу подаються на ім’я директора підприємства як особи, що очолює роботодавця і від імені якої виникають трудові відносини. При цьому при укладенні трудового договору саме заява плюс наказ директора (або іншої уповноваженої особи) виконують роль трудового договору в усній формі.

Право підпису кадрових документів може бути делеговане іншій посадовій особі. Посадові особи підписують документи в межах повноважень, визначених статутом, положеннями, посадовими інструкціями та розпорядчими документами про розподіл обов’язків чи делегування повноважень. Це стосується й випадків, коли керівник надає іншій посадовій особі право підпису кадрових наказів на підставі довіреності або наказу про делегування повноважень п. 1 гл. 8 розд. IІ, від 18.06.2015 № 1000/5.

У вашому випадку директор з операційної діяльності діє як посадова особа з делегованим правом підпису. Якщо в дорученні прямо прописано, що він уповноважений підписувати накази щодо прийняття і звільнення працівників, він має право не лише підписати наказ, а й візувати заяви працівників (ставити резолюцію «До наказу» тощо) замість директора. При цьому у підписі на наказі та в резолюції зазначається його фактична посада «Директор з операційної діяльності» відповідно до делегованих повноважень.

Таким чином, логічна модель документообігу така. Працівник пише заяву на ім’я директора підприємства як керівника юрособи. Заява візується директором з операційної діяльності, який діє в межах доручення щодо кадрових наказів. Наказ про прийняття на роботу підписує директор з операційної діяльності, на якого директор делегував право підпису відповідних кадрових документів. Це забезпечує і формальну правильність адресата, і відповідність підпису наказу межам делегованих повноважень.

Підсумовуючи, у вашій ситуації заяву працівника пишуть на ім’я директора, а затверджувати її (візувати) та підписувати наказ про прийняття правомірно може директор з операційної діяльності згідно з наданим йому дорученням.