Оформлення керівника грантового проекту: документи, подання, штатний розклад

У вашій ситуації функції керівника грантового проєкту можна додатково покласти на директора через суміщення або розширення обов’язків за посадою, без окремого прийняття на іншу посаду, тому повідомлення до ДПС подавати не потрібно, а вводити окрему штатну одиницю «керівник грантового проєкту» зазвичай не обов’язково, якщо ви не оформлюєте його як окрему посаду із власним окладом.

Обґрунтування

1. Як документально оформити виконання функцій керівника грантового проєкту директором
Оптимально використати один із двох варіантів:

• суміщення посад (додаткові обов’язки в межах тієї ж ставки директора з доплатою);
• розширення кола обов’язків директора (без виділення окремої посади).

Практично це оформлюють так:

• наказом по підприємству про покладення на директора додаткових функцій керівника грантового проєкту із зазначенням: переліку ключових функцій, строку (якщо це проєкт) та розміру доплати;
• або через зміну/доповнення посадової інструкції директора, де окремим розділом описують функції керівника грантового проєкту, і посилання на цю інструкцію роблять у наказі.

Для вашої ситуації (директор уже працює як сумісник) це залишається саме додатковою роботою в межах уже існуючого трудового договору, а не новим трудовим договором. За аналогією із суміщенням, при якому окремий трудовий договір не укладають і просто встановлюють доплату, додаткові функції лектора/керівника проєкту покладають наказом без нового прийняття.

2. Чи потрібно подавати повідомлення до ДПС
Повідомлення до ДПС подають лише у разі укладення нового трудового договору (нове прийняття працівника, у тому числі за сумісництвом), що прямо випливає з обов’язку роботодавця до початку роботи повідомляти податкову про прийняття працівника згідно з ч. 4 ст. 24 Кодексу законів про працю та Порядку, затвердженого постановою КМУ від 17.06.2015 № 413.
У вашому випадку:

• директор уже працює в ТОВ за трудовим договором за сумісництвом;
• ви не укладаєте з ним новий трудовий договір за іншу посаду, а лише доповнюєте його функціонал.

При такому варіанті (суміщення / розширення обов’язків) окремий трудовий договір не укладають, тому повідомлення до ДПС не подають. Такий самий підхід застосовується, коли директор за сумісництвом додатково виконує обов’язки викладача: оформляють суміщення з доплатою без нового повідомлення.

3. Чи потрібно вводити у штатний розпис посаду керівника грантового проєкту
Не потрібно вводити окрему штатну одиницю, якщо:

• обов’язки керівника грантового проєкту покладені на вже наявного директора в порядку суміщення або розширення обов’язків;
• окремий самостійний оклад за посадою «керівник грантового проєкту» не встановлюється.

За логікою норм про суміщення, додаткова робота виконується в межах уже існуючої посади, а в штатному розписі зберігається базова посада (директор), при цьому доплата за суміщення не відображається в самому штатному розписі, а встановлюється індивідуально наказом. Якщо ж ви хочете, щоб «керівник грантового проєкту» був окремою посадою з власною штатною одиницею й окладом, тоді потрібно:

• ввести цю посаду до штатного розпису;
• укласти з директором другий трудовий договір за сумісництвом на цю посаду;
• і вже тоді подати повідомлення до ДПС як про нове прийняття, що регулюється постановою КМУ № 413.

У типовій практиці для тимчасових чи проєктних функцій директора достатньо наказу про суміщення/розширення обов’язків без нової штатної одиниці та без додаткового повідомлення до ДПС.

За описаною схемою ви можете спокійно оформити додаткові функції директора як керівника грантового проєкту без зайвих кадрових і податкових дій.