Відпустка та лікарняний: як правильно відобразити у звітності

Ні, просто «показати сторно» без урахування місяця нарахування недостатньо, потрібно відобразити всі операції саме в тому періоді, коли ви зробили перерахунок і нарахували декретні.

Обґрунтування

1. Коли відображати сторно відпускних і нарахування декретних Усі суми – і сторновані відпускні, і лікарняні по вагітності та пологах – показують у Додатку 1 за той місяць, у якому їх фактично проведено в обліку, навіть якщо вони стосуються попередніх місяців. Такий підхід відповідає загальному правилу відображення коригувань у Д1, коли коригування (сторно) роблять у місяці його проведення, а не «заднім числом», що узгоджується з порядком виправлення через внесення від’ємних значень у Д1, описаним для перерахунку відпускних і лікарняних з прив’язкою до місяця здійснення операції на підставі Порядку заповнення Податкового розрахунку, затвердженого наказом МФУ №4, зокрема п. 1 розд. IV.

2. Відображення сторно відпускних у Додатку 1 Сторно відпускних за дні, що наклалися на період відпустки по вагітності та пологах, у серпні показуйте так.
Основний підхід:

• у Д1 за серпень по працівниці робите від’ємний рядок по відпускних з тим самим кодом типу нарахування, який застосовували для відпускних (як правило, «10»), зі знаком «мінус» по графах суми нарахованого доходу і бази ЄСВ;
• одночасно, якщо були «старі» відпускні за липень і частину серпня, що наклалися на декрет, саме їх частину й сторнуєте (не всю суму відпускних).
  Так ви знімаєте з бази ЄСВ «зайві» відпускні й готуєте місце для правильної бази – допомоги по вагітності та пологах.

3. Відображення допомоги по вагітності та пологах у Додатку 1 Допомогу по вагітності та пологах, нараховану у серпні 2026 року, показуйте у Д1 цього ж місяця окремими рядками по місяцях відпустки, починаючи з липня 2026 року:

• у графі 08 – код категорії «42» (або інший, якщо працівниця з інвалідністю – «43»);
• у графі 10 – відповідний місяць і рік, на який припадає частина відпустки (07.2026, 08.2026, 09.2026, 10.2026, 11.2026);
• у графі 14 – кількість днів трудових відносин у конкретному місяці, але її не заповнюють у місяці початку відпустки, якщо були інші нарахування, і в проміжних місяцях декрету працівницю зазвичай не показують в Д1, проте на момент одноразового нарахування декретних у серпні орієнтуйтесь на діюче правило: графу 14 заповнюють тільки в останньому місяці відпустки по вагітності та пологах кількістю календарних днів цього місяця;
• у графі 15 – кількість календарних днів відпустки по вагітності та пологах у відповідному місяці;
• у графах 16, 17 – сума допомоги, що припадає на конкретний місяць;
• у графі 20 – сума ЄСВ.
  При потребі донарахування ЄСВ до мінімальної бази за будь-який місяць декрету (наприклад, за липень чи листопад) формуєте окремий рядок із типом нарахування «13», у якому: графа 08 – «42», графа 10 – відповідний місяць, графа 18 – сума додаткової бази, графа 20 – ЄСВ; послідовність рядків (спочатку основна допомога, потім доплата до МЗП) не регламентована, але логічно спочатку ставити рядки з основною допомогою, потім – з доплатою, як це загально прийнято при оформленні доплат до мінімальної бази ЄСВ.

4. Відображення у Додатку 5 Початок та закінчення відпустки по вагітності та пологах відображаєте в Д5:

• у місяці початку (липень 2026) – код категорії «5» у графі 7, у графі 10 – дату початку декретної відпустки «03072026»;
• у місяці закінчення (листопад 2026) – у Д5 за листопад зазначаєте у графі 10 дату закінчення «05112026» та реквізити наказу в графі 16; закінчення щорічної відпустки окремо не показують, оскільки вона фактично була перервана і дні, що наклались на декрет, ви оплатили як лікарняний по вагітності та пологах, а не як відпустку.

Фактично вам потрібно у серпневому Податковому розрахунку по цій працівниці показати три блоки: від’ємні відпускні, нові декретні з розбивкою за місяцями та, за потреби, рядки з доплатою до мінімальної бази ЄСВ.