Організація внутрішнього контролю на державних підприємствах: рекомендації

Частково так, потрібно і врегулювати систему внутрішнього контролю локальними актами, і визначити відповідальних осіб/підрозділ, але вибір між окремим бухгалтером‑ревізором чи службою внутрішнього контролю залежить від масштабу діяльності та ризиків підприємства, а не лише від чисельності штату.

Обґрунтування

1. Система внутрішнього контролю має бути формалізована локальними документами Відповідно до статті 26 Бюджетного кодексу України, розпорядники бюджетних коштів організовують внутрішній контроль і внутрішній аудит та забезпечують їх функціонування, а основні засади визначаються Кабміном і Мінфіном, тому на підприємстві обов’язково потрібно затвердити Положення про систему внутрішнього контролю.
У такому Положенні доцільно визначити:

• мету, завдання, принципи внутрішнього контролю;
• суб’єктів внутрішнього контролю (керівник, служби, відповідальні працівники), їх повноваження й відповідальність;
• порядок організації контрольних процедур у основних процесах;
• форми й періодичність звітності з внутрішнього контролю.

2. Вибір моделі: окрема служба чи одинична посада Норми для фінансових установ показують підхід: банки створюють комплексну систему внутрішнього контролю з виділеним підрозділом внутрішнього аудиту та іншими елементами, інтегрованими в корпоративне управління, при цьому враховуються розмір, види операцій і профіль ризику, а не тільки чисельність персоналу, що випливає з Положення НБУ про систему внутрішнього контролю в банках, затвердженого постановою НБУ № 88.
За аналогічною логікою для підприємства зі штатом 80 осіб можливі два варіанти:

• одна посада бухгалтера‑ревізора / внутрішнього контролера, якщо обсяги й складність операцій порівняно невеликі;
• окрема служба внутрішнього контролю (2+ одиниці), якщо операцій багато, є значні ризики, кілька напрямів діяльності.

3. Практичний підхід до вашої ситуації (штат 80 осіб) З урахуванням того, що йдеться про державне підприємство, для якого важлива підзвітність і прозорість, доцільно мати хоча б одну виділену одиницю, яка не займається поточним обліком, а саме контролем.
Раціональний варіант для штату 80 осіб:

1. Створити посаду бухгалтера‑ревізора (або «фахівця з внутрішнього контролю») у безпосередньому підпорядкуванні керівнику підприємства.
2. Затвердити:

• Положення про систему внутрішнього контролю (як загальний документ);
• Посадову інструкцію бухгалтера‑ревізора з урахуванням ДКХП, зокрема Випуску 1, затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336, на який орієнтуються як на базовий опис завдань і вимог.

4. Коли доцільно створювати «службу внутрішнього контролю» Для фінансових інститутів НБУ вимагає створення повноцінних структурних підрозділів за окремими напрямами контролю (комплаєнс, ризики, внутрішній аудит) як елементів організаційної структури, що випливає з вимог Положення НБУ № 88 щодо комплексної системи внутрішнього контролю.
За аналогією служба внутрішнього контролю на держпідприємстві виправдана, якщо:

• кілька бізнес‑напрямів, територіально відокремлені підрозділи;
• значні обсяги держкоштів, договорів, закупівель;
• підвищені вимоги донорів, кредиторів.
  У такому разі створюється структурний підрозділ (служба), а посади в ньому можуть називатися «бухгалтер‑ревізор», «внутрішній аудитор» тощо, плюс окреме Положення про службу внутрішнього контролю.

Рекомендація:

Почати з моделі «одна виділена посада бухгалтера‑ревізора в прямому підпорядкуванні керівнику + Положення про систему внутрішнього контролю + посадова інструкція бухгалтера‑ревізора», а потребу в повноцінній службі переглянути після оцінки ризиків і навантаження.