Перерахунок щорічної відпустки з урахуванням днів без зарплати

Частково так, перерахунок робити потрібно, але не шляхом утримання чи «забору» вже використаних днів у цьому ж році, а через коригування обліку й зменшення відпустки за наступний робочий рік, а утримання відпускних можливе лише при звільненні.

Обґрунтування

1. Чому з’являються «зайві» дні відпустки
Якщо протягом робочого року є періоди, що не включаються до відпускного стажу (зокрема відпустки без збереження зарплати за згодою сторін через сімейні обставини або на період воєнного стану), щорічна відпустка за цей рік має надаватись пропорційно часу, який зараховується до стажу, що дає право на неї, а не автоматично в повному обсязі. Це прямо випливає зі складу стажу за ст. 9 та обмежень щодо відпусток за ст. 26 Закону «Про відпустки», доповненої змінами Законом №3494-IX, а також з норм про спецвідпустки на період воєнного стану за ст. 12 Закону №2136-ІХ, які після 24.12.2023 не зараховуються до стажу для щорічної основної відпустки (ст. 26 Закону про відпустки; ст. 12 Закону №2136-ІХ).

2. Як діяти, якщо повну відпустку вже надали
У типовій ситуації, коли за робочий рік уже надано щорічну відпустку повної тривалості, а потім з’явилися періоди, що не входять до відпускного стажу, діють такі підходи:

• за цей робочий рік визначають, на скільки днів фактично працівник мав право (розрахунковим шляхом);
• різниця між наданими днями і належними вважається перевикористаною авансом;
• у поточному році дні не «забирають», а при наданні відпустки за наступний робочий рік її тривалість зменшують на кількість «перегуляних» днів.
  Такий підхід відповідає роз’ясненням Мінекономіки, на які орієнтуються профільні матеріали.

3. Чи треба коригувати документи й облік
Коригування потрібне, але специфічне:

• у кадровому обліку (особові картки, відомості обліку відпусток) фіксують, що за поточний робочий рік фактично зараховано меншу кількість днів відпустки, а частина використаних днів віднесена до наступного робочого року;
• у графіку відпусток і внутрішніх розрахунках наступного року відображають, що працівник уже використав певну кількість днів наперед, тому за наступний робочий рік йому належить менше днів.
  Повернення надміру виплачених відпускних чинним законом не передбачене, окрім випадку звільнення, коли за ст. 22 Закону про відпустки дозволено відрахувати відпускні за дні, надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року (ст. 22 Закону про відпустки).

4. Коли можливі утримання з відпускних
Утримати суму «зайвих» відпускних можна лише при звільненні, якщо працівник звільняється до завершення робочого року, за який отримав відпустку повної тривалості, і немає пільгових підстав звільнення, для яких відрахування заборонено тією ж ст. 22 Закону про відпустки. У разі продовження роботи такі утримання не застосовують, а «перевикористані» дні враховують при плануванні й наданні відпустки за наступний робочий рік.

Рекомендація:
Оформіть внутрішній розрахунок належних днів відпустки за робочий рік з урахуванням періоду відпустки без збереження зарплати, відобразіть коригування в обліку відпусток і при затвердженні графіка на наступний робочий рік одразу передбачте меншу кількість днів щорічної відпустки на суму «перегуляних» днів.

Ваша ситуація вирішується через перерахунок відпускного стажу, перекласифікацію «зайвих» днів як використаних авансом і зменшення відпустки за наступний робочий рік, а не через негайне скорочення вже наданої відпустки чи повернення відпускних.