Порядок використання печатки та підпису в кадрових наказах

Як правило, печатку ТОВ на внутрішніх наказах ставити не потрібно, достатньо підпису директора, а обов’язкові випадки застосування печатки ви самі визначаєте в інструкції з діловодства та, за потреби, у статуті.

Обґрунтування

1. Печатка – право, а не обов’язок суб’єкта господарювання Законодавство встановлює, що суб’єкт господарювання має право використовувати печатку, але використання печатки не є обов’язковим, а наявність або відсутність відбитка печатки на документі не створює юридичних наслідків, і відбиток печатки не може бути обов’язковим реквізитом документа, що подається суб’єктом господарювання до органу влади чи місцевого самоврядування згідно із Законом № 1982-19. Це правило поширюється на всі юридичні особи, у тому числі ТОВ.

2. Внутрішні накази: печатка не є обов’язковою за загальним правилом Для кадрових наказів (про прийняття, відпустку, звільнення, преміювання тощо) прямо підкреслено, що законодавством не передбачено обов’язку проставляти печатку на оригіналах наказів, і такої вимоги не було. У практиці діловодства зазначається, що на кадрових наказах, табелях, наказах про відрядження, авансових звітах зазвичай печатка не ставиться, якщо цього прямо не вимагає спеціальна форма або ваші внутрішні правила.

3. Коли печатку можна/доцільно передбачити внутрішніми актами Відповідно до п. 4 гл. 3 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, в інструкції з діловодства установи визначаються види та кількість печаток і штампів, перелік документів, підписи на яких відповідно до законодавства необхідно скріплювати печаткою, та порядок застосування печаток, тому ТОВ може самостійно вирішити, що, наприклад, накази з фінансовими наслідками або окремі види довідок додатково засвідчуються печаткою.

4. Спеціальні випадки: орієнтуємось на форму документа Якщо для певного документа затверджена уніфікована/типова форма або інший нормативний акт і в ній передбачено місце «М.П.», печатка ставиться в цьому полі, як того вимагає п. 8 гл. 3 розд. ІІ Правил № 1000/5, а якщо така вимога відсутня, підпису керівника достатньо.

5. Підпис директора як базова гарантія чинності наказу Для внутрішніх наказів ТОВ критичною умовою є належний підпис уповноваженої особи (директора або особи за дорученням). Закон не ставить чинність внутрішніх розпорядчих документів у залежність від наявності печатки, з огляду на закріплений Законом № 1982-19 принцип, що відсутність відбитка печатки не позбавляє документ юридичної сили.

Рекомендація: зафіксуйте в інструкції з діловодства перелік внутрішніх наказів, на яких ви за власним рішенням будете додатково ставити печатку, а в усіх інших випадках обмежуйтесь підписом директора.