Вирішення проблеми з пропущеними наказами у кадровому обліку

Законодавство не встановлює спеціального порядку виправлення вже допущеного пропуску в нумерації наказів з основної діяльності.

Тому, якщо у журналі вже є, наприклад, № 22, №23 і № 24, не варто заднім числом переробляти журнал або змінювати номери вже зареєстрованих наказів.

Якщо при цьому потрібно оформити наказ про штатний розпис, який мав би бути датований періодом між цими наказами, можливі два варіанти.

Найчистіший — не ставити його заднім числом взагалі: видати наказ фактичною датою та зазначити в ньому, що штатний розпис вводиться в дію з потрібної дати. Наприклад:

16.08.2026 № 25 Про затвердження штатного розпису. Затвердити штатний розпис згідно з додатком та ввести його в дію з 01.08.2026. Це найбільш безпечний варіант, якщо немає необхідності саме відновлювати документ минулою датою. На практиці подібні ситуації дійсно виникають, зокрема коли необхідність терміново оформити управлінське рішення виникає у зв’язку зі змінами законодавства — наприклад, зі зміною розміру мінімальної заробітної плати. Нерідко нормативний акт або остаточні роз’яснення щодо його застосування з’являються вже після початку періоду, з якого відповідні зміни необхідно застосовувати. У такій ситуації підприємству потрібно привести штатний розпис, посадові оклади чи інші документи у відповідність до нових умов, хоча сам наказ фактично оформлюється та підписується пізніше.

Якщо ж принципово потрібно зберегти окрему реєстрацію документа, пов'язаного зі штатним розписом, можна передбачити для таких документів літерний індекс, наприклад «ШР», якщо є можливість зареєтрувати такий наказ, то можна ввести, наприклад, № 23/ШР.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

Переходьте на новий рівень! Пакет Преміум — це відповіді без черги та 1 особиста усна консультація. Забирайте свій доступ просто зараз!