Коригування відпустки та лікарняного: порядок оформлення документів

Не зовсім: відпустка не «переривається автоматично по табелю», усе робите через заяви працівника і накази, причому дні, які збіглися з лікарняними, або продовжуєте відразу після лікарняних, або переносите на інший період за його заявою.

Обґрунтування

1. Які права має працівник при хворобі під час щорічної відпустки У разі тимчасової непрацездатності, підтвердженої лікарняним, щорічна відпустка обов’язково переноситься або продовжується на кількість днів хвороби, що припали на відпустку, за згодою сторін, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надана відпустка, про що йдеться у ст. 11 Закону № 504/96-ВР і ст. 78 КЗпП. Такі дні не вважаються використаними днями щорічної відпустки і підлягають або продовженню відразу після лікарняного, або перенесенню на інший період за заявою працівника.

2. Скільки днів відпустки треба «повернути» у вашій ситуації У вашому випадку:

• первинна відпустка: 16.07–25.07.2026 – 10 к.дн;
• перший лікарняний: 20.07–31.07.2026, під час відпустки збігаються дні 20.07–25.07 – це 6 к.дн;
• другий лікарняний: 03.08–14.08.2026, з відпусткою не перетинається, бо первісна відпустка закінчилась 25.07. Отже, «невикористані» через лікарняний – саме 6 к.дн, які або продовжуєте, або переносите, а «додаткової перерваної частини» через другий лікарняний немає.

3. Які заяви потрібні від працівника Працівник має подати:

• заяву про продовження або про перенесення 6 к.дн відпустки, що припали на перший лікарняний, з формулюванням на кшталт:
  • або «прошу продовжити щорічну відпустку на 6 к.дн після закінчення лікарняного з … по …»;
  • або «прошу перенести 6 к.дн щорічної відпустки, невикористаних у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, на період з 15.08.2026 по 20.08.2026» тощо.
    Заява про перенесення/продовження прямо випливає з вимоги про узгодження нового терміну надання відпустки між працівником і роботодавцем за ст. 11 Закону № 504/96-ВР.

4. Як правильно оформити накази

1. Первинний наказ на відпустку вже був: з 16.07 по 25.07.2026 на 10 к.дн.
2. Після отримання лікарняного і заяви:
   • видаєте наказ про продовження або перенесення щорічної відпустки у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, у якому:
     • посилаєтесь на первинний наказ про відпустку;
     • зазначаєте підстави: заява працівника, листок непрацездатності;
     • чітко прописуєте:
       • «вважати 6 календарних днів відпустки з 20.07.2026 по 25.07.2026 такими, що не використані у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю»;
       • або «надати щорічну відпустку тривалістю 6 к.дн з 01.08.2026 по 06.08.2026» – якщо працівник просить саме так;
       • або інший узгоджений період, наприклад з 15.08 по 20.08.
3. Другий лікарняний 03.08–14.08.2026 впливатиме лише в тому разі, якщо ви планували на ці дні продовжену/перенесену відпустку.
   • тоді потрібна ще одна заява працівника про перенесення вже цих днів відпустки та ще один наказ про перенесення на наступний узгоджений період, знову ж із посиланням на ст. 11 Закону № 504/96-ВР.

5. Чи правильно складати два нових накази на 6 і 4 дні саме з датами 01.08 і 15.08 План «автоматично» продовжити 6 днів з 01.08, потім «перервати» їх через другий лікарняний і з 15.08 надати ще 4 дні – можливий лише, якщо:

• працівник письмово просить саме так розподілити 6 невикористаних днів (частину до другого лікарняного, частину після) у своїх заявах;
• ви видаєте окремі накази на:
  • продовження/перенесення частини днів з 01.08 на, наприклад, 2 дні (01–02.08);
  • і потім ще наказ на решту днів з 15.08.
    Без таких заяв та наказів просто «переривати» відпустку табелем і розкидувати дні не можна.

Рекомендація: зафіксуйте з працівником у заявах конкретні дати використання 6 невикористаних днів і під них оформіть відповідний один або кілька наказів, а другий лікарняний враховуйте лише якщо він накладається на обрані дні відпустки.