Перенесення невикористаної відпустки під час лікарняного: рекомендації

Ні, у наказі не потрібно окремо зазначати, що це «невикористана оплачувана відпустка», але потрібно оформити перенесення/продовження відпустки на підставі заяви працівника та листка непрацездатності, а надмірно виплачені відпускні відкоригувати й використати при новому наданні відпустки.

Обґрунтування

1. Коли і як переносити / продовжувати відпустку через лікарняний
У разі тимчасової непрацездатності працівника, підтвердженої листком непрацездатності, щорічна відпустка підлягає перенесенню на інший період або продовженню на кількість календарних днів хвороби, що припали на відпустку, згідно з п. 1 ч. 2 ст. 11 Закону № 504/96-ВР «Про відпустки». Для цього:

• працівник подає заяву про продовження або перенесення відпустки із зазначенням варіанту і дат;
• роботодавець видає наказ про продовження або наказ про перенесення відпустки;
• у табелі дні хвороби замінюють кодом тимчасової непрацездатності, а перенесену/продовжену відпустку відображають окремо.

2. Формулювання наказу і згадка про «невикористану оплачувану відпустку»
Законом не вимагається вказувати в наказі, що це саме «невикористана оплачувана відпустка», важливо зафіксувати вид відпустки, кількість днів і нові дати, з посиланням на заяву працівника та листок непрацездатності, а підставою є норма ст. 11 Закону про відпустки. Типові формулювання: «перенести невикористані дні щорічної основної відпустки, що припали на період тимчасової непрацездатності, на період з … по …» або «продовжити щорічну основну відпустку на … календарних днів з … по …».

3. Що робити з відпускними, виплаченими наперед
Якщо лікарняний припав на дні вже оплаченої відпустки, відпускні за дні хвороби підлягають сторнуванню, а за ці дні нараховуються лікарняні, при цьому невикористані дні відпустки або:

• одразу продовжуються після лікарняного з нарахуванням відпускних на ці дні;
• або переносяться на інший місяць, і тоді при фактичному наданні проводиться новий розрахунок середнього заробітку за загальними правилами, а надміру виплачені раніше суми зараховуються/утримуються за результатами перерахунку.

У вашій ситуації достатньо стандартного наказу про продовження або перенесення щорічної відпустки з посиланням на заяву та лікарняний і подальшого перерахунку відпускних та лікарняних у бухгалтерії.