Документація дисциплінарних стягнень у кадровому обліку працівників

Частково так, дисциплінарну догану потрібно фіксувати наказом і його доцільно підшивати до особової справи, а от письмове попередження та позбавлення премії самі по собі не є дисциплінарним стягненням, тому їхнє обов’язкове долучення до особової справи залежить від ваших внутрішніх правил документообігу.

Обґрунтування

1. Догана як дисциплінарне стягнення та документи до особової справи
Догана є одним із двох передбачених трудовим законодавством заходів дисциплінарного стягнення за порушення трудової дисципліни, другим є звільнення, про що прямо йдеться у ст. 147 Кодексу законів про працю України.
Для належного оформлення догани потрібно:

• зібрати документи, що підтверджують факт порушення (записки, акти, табель тощо);
• отримати письмові пояснення працівника або оформити акт про відмову;
• видати наказ про накладення дисциплінарного стягнення з чітким описом порушення.
  Такі документи логічно й доцільно включати до особової справи та зазначати у внутрішньому описі як:
• наказ про накладення дисциплінарного стягнення (догани);
• пояснювальна записка;
• акт(и), доповідні, якщо вони оформлювались.
  Це важливо для підтвердження правомірності дій роботодавця у разі спору.

2. Письмове попередження та позбавлення премії: чи є це дисциплінарним стягненням
Позбавлення премії не є дисциплінарним стягненням у розумінні трудового законодавства, а відноситься до заходів впливу, що можуть застосовуватись одночасно з доганою або окремо, якщо це передбачено положенням про преміювання.
Письмове попередження без оформлення догани також не є самостійним видом дисциплінарного стягнення, оскільки КЗпП для «звичайних» працівників передбачає лише догану і звільнення як види стягнень.
Тому:

• якщо ви не оформляли догану (є лише лист-попередження, наказ про позбавлення премії тощо), це не дисциплінарне стягнення у значенні ст. 147 КЗпП;
• такі документи можна зберігати в особовій справі, якщо це передбачено вашими ПВТР, положенням про преміювання чи номенклатурою справ, але обов’язку прирівнювати їх до дисциплінарних стягнень і фіксувати як «догану» немає.

3. Ведення особових справ і внутрішній опис
Особові справи за правилами діловодства зберігають у папках (теках) і до них обов’язково складають внутрішній опис документів, який розміщують на початку справи, що випливає з п. 3 гл. 3 розд. IV Правил та п. 12 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5.
У внутрішньому описі відображають усі документи, які входять до складу особової справи, тож якщо ви підшиваєте:

• наказ про догану та пов’язані з нею матеріали;
• наказ про позбавлення премії або письмове попередження (за рішенням роботодавця, якщо це передбачено номенклатурою справ),
  то всі ці документи слід зазначити у внутрішньому описі під відповідними назвами, без «дописування» заднім числом, що це нібито догана.

Рекомендація:
Зафіксуйте внутрішнім положенням про діловодство, які саме документи щодо дисципліни (накази про догани, рішення про депреміювання, попередження) обов’язково входять до особової справи, і в подальшому дотримуйтесь єдиного підходу до їх підшивання й відображення у внутрішньому описі.

Коректне розмежування догани та інших заходів впливу і їх фіксація в особовій справі зменшують ризики трудових спорів.