Чи може працівник візувати документи під час відпустки

Ні, з точки зору трудового законодавства працівник у відпустці не повинен візувати чи підписувати службові документи, хоча прямої законодавчої заборони немає, але це створює трудові й податкові ризики.

Обґрунтування

1. Статус працівника під час відпустки У період щорічної відпустки працівник звільняється від виконання трудових обов’язків і не підлягає внутрішньому трудовому розпорядку, оскільки відпустка є формою реалізації права на відпочинок, гарантованого ст. 45 Конституції України та Законом України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки». Фактичне виконання роботи під час відпустки суперечить її суті як періоду відновлення працездатності.

2. Підписання/візування документів у відпустці: формальна можливість і ризики КЗпП та Закон «Про відпустки» прямо не містять заборони на підписання документів у відпустці, про що зазначено і в судовій практиці, однак контролюючі органи (Держпраці, Мінсоцполітики, ДПС) виходять з того, що працівник у відпустці не може вважатися таким, що виконує роботу. Через це:

• вимагати від працівника систематичного візування документів у відпустці роботодавець не має права;
• податківці можуть ставити під сумнів документи, підписані працівником у відпустці, і не визнавати витрати чи звітність як належні.

3. Рекомендований підхід роботодавця На час відпустки працівника його функції щодо візування й підписання документів варто передати іншій особі за наказом про тимчасове виконання обов’язків або шляхом делегування повноважень (у т.ч. через довіреність для керівника чи бухгалтера). Якщо виникла поодинока «аварійна» ситуація й працівник добровільно поставив візу, це не є прямо забороненим, але повторювати таку практику системно небезпечно через ризик претензій про порушення права на відпочинок.

Працівнику у відпустці не слід розраховувати, що візування документів у цей період є його обов’язком, а роботодавцю — будувати систему документообігу так, ніби працівник «чергує» у відпустці.