Проблеми з нарахуванням відпусток через неоплачувану відпустку працівника

Частково так, відпустка без збереження зарплати справді зменшила право на щорічну (основну й додаткову), але «забрати» вже використані дні за цей робочий рік не потрібно — їх слід врахувати як використані авансом і зменшити відпустку за наступний робочий рік на кількість «перевикористаних» днів.

Обґрунтування

1. Чому дні «перегуляної» відпустки не забирають у поточному році
Час відпустки без збереження зарплати за сімейними обставинами та на період воєнного стану не зараховується до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, через що фактична тривалість щорічної відпустки за робочий рік стає меншою, ніж 24 календарні дні, і перерозраховується пропорційно відпрацьованому часу за алгоритмом, який Мінекономіки рекомендує проводити на базі Порядку №100.
Якщо ж відпустка повної (чи більшої) тривалості вже надана, повернення надміру виплачених відпускних і «відпрацювання» цих днів чинним законодавством не передбачені, а відрахування можливі лише при звільненні за нормою ст. 22 Закону про відпустки, тобто зараз ці дні слід вважати використаними авансом.

2. Як правильно врегулювати ситуацію: переносимо «мінус» на наступний робочий рік
Мінекономіки в листі від 30.09.2024 дійшло висновку, що якщо працівнику в поточному році надали щорічну відпустку повної тривалості, а потім з’явилися періоди, які не входять до відпускного стажу, при розрахунку щорічної відпустки за наступний рік потрібно перерахувати тривалість з урахуванням фактично відпрацьованих днів і кількості днів відпустки, отриманих авансом.
Практично це виглядає так:

• розраховуєте, скільки днів основної й додаткової відпустки реально належало працівнику за робочий рік 01.09.2025–31.08.2026 з урахуванням неоплачуваної відпустки;
• порівнюєте з фактично використаними 24 + 7 к.дн.;
• різницю (перевикористані дні) фіксуєте як дні відпустки, використані за наступний робочий рік 01.09.2026–31.08.2027, і на цю кількість днів зменшуєте право на щорічну відпустку за наступний рік.

3. Як це оформити в кадрових документах
Формального «стornо-наказу» не потрібно, достатньо коректного обліку.
Рекомендований підхід:

• у особовій картці або іншому обліковому документі за робочий рік 01.09.2025–31.08.2026 відображаєте лише ту кількість днів, на яку працівник мав право за результатами перерахунку (умовно: наприклад, 22 основної + 5 додаткової);
• решту днів (наприклад, 2 основної + 2 додаткової) показуєте як відпустку, використану за наступний робочий рік;
• при наступному наданні щорічної відпустки в наказі можна окремою фразою зазначити, що частина днів (конкретна кількість) уже фактично використана в червні 2026 року.
  Такий підхід узгоджується з рекомендаціями щодо «перевикористаних» відпусток і логікою пропорційного нарахування днів щорічної відпустки за робочий рік.

За потреби можете написати точні дати і вид неоплачуваної відпустки, тоді допоможу порахувати конкретну кількість «перевикористаних» днів.