Як оформити відпустку за власний рахунок у відсутності директора

Ні, наказ про свою нову відпустку директор не повинен підписувати під час вже діючої відпустки, доцільно оформити його наказом т.в.о. від імені роботодавця, а не від першої особи директора.

Обґрунтування

1. Хто має підписувати документи під час відпустки директора
Законодавство прямо не забороняє директору підписувати документи у відпустці, однак контролюючі органи (ДПС, Держпраці) ставлять це під сумнів, і тоді правомірність доводять у судах. У період відпустки рекомендують призначати тимчасово виконуючого обов’язки директора наказом та передати йому право підпису документів, щоб уникнути спорів щодо чинності документів.

2. Чи обов’язково директору писати заяву і як зазвичай оформлюють його відпустки
Для директора загальне правило таке: він не пише на себе заяву, а видає наказ про свою відпустку «від першої особи» із формулюванням на кшталт «Відбуваю у щорічну відпустку…» або «Відбуваю у відпустку без збереження заробітної плати…», якщо інше не передбачено статутом чи контрактом. Водночас для відпустки без збереження зарплати потрібна згода сторін, а її на підприємстві представляє власник або уповноважений орган, тобто в ситуації, коли директор уже у відпустці і діє т.в.о., логічно, щоб новий період відпустки оформлював саме т.в.о. як особа, що тимчасово виконує повноваження роботодавця.

3. Як оформити наказ про відпустку без збереження зарплати, якщо директор уже у відпустці
На час відпустки директора на іншого працівника покладається тимчасове виконання обов’язків директора з правом підпису документів. У такій ситуації нову відпустку без збереження заробітної плати доцільно оформити як звичайний кадровий наказ від імені підприємства, який підписує т.в.о. директора. Орієнтовна структура наказу:

• заголовок: «Про надання відпустки без збереження заробітної плати»;
• розпорядча частина, пункт 1: «НАДАТИ директору Товариства ІВАНЕНКУ Івану Івановичу відпустку без збереження заробітної плати з ..2026 по ..2026 тривалістю __ календарних днів на підставі частини першої статті 26 Закону України “Про відпустки”»;
• за потреби пункт 2 про продовження покладення обов’язків директора на т.в.о. на період такої відпустки;
• підпис: «Тимчасово виконуючий обов’язки директора / Директор / П.І.Б. / підпис».

4. Нормативна основа відпустки без збереження заробітної плати
Відпустка без збереження заробітної плати за сімейними обставинами та з інших причин надається за угодою між працівником та власником або уповноваженим ним органом, але не більше 30 календарних днів на рік, що передбачено ч. 1 ст. 26 Закону № 504/96-ВР «Про відпустки». У період воєнного стану можливе надання такої відпустки без обмеження 30 днями за нормою спеціального закону, але сам факт погодження відпустки з боку роботодавця (власника / т.в.о.) все одно потрібен.

Правильніше і безпечніше зараз оформити нову відпустку директора наказом, який видає і підписує т.в.о. директора як орган роботодавця, із чітким формулюванням про надання відпустки без збереження заробітної плати.