Накази про нарахування заробітку та відповідальність за документи

Наказ про нарахування та виплату середнього заробітку за затримку розрахунку при звільненні оформлюйте як наказ з кадрових питань (особового складу) тривалого строку зберігання, а якщо керівник є відповідальним за бухоблік і лише він підписує документи, окрему відмітку про ознайомлення головного бухгалтера в такому наказі робити не потрібно.

Обґрунтування

1. Який це вид наказу про середній заробіток. Виплата середнього заробітку за час затримки остаточного розрахунку є гарантійною виплатою працівнику при звільненні. Обов’язок розрахуватися в день звільнення, а в разі затримки – виплатити середній заробіток, прямо випливає зі ст. 47 і ст. 116 КЗпП та наслідків, визначених ст. 117 КЗпП, де зазначено обов’язок роботодавця сплатити середній заробіток за весь час затримки до дня фактичного розрахунку, але не більше ніж за 6 місяців (ст. 47 КЗпП, ст. 116 КЗпП, ст. 117 КЗпП). Такі рішення щодо окремого працівника оформлюють індивідуальним наказом по особовому складу, який має тривалий строк зберігання, оскільки підтверджує трудові права і виплати при звільненні.

2. Чи потрібен підпис/ознайомлення бухгалтера, якщо відповідальний за облік – керівник. Відповідно до ст. 8 Закону № 996, організація бухгалтерського обліку, у тому числі забезпечення фіксації операцій і збереження документів, покладається на керівника підприємства (Закон №996-XIV). Підприємство може обрати форму, коли облік веде безпосередньо керівник, і тоді саме він є відповідальним за облік. Згідно з п. 11 гл. 10 розд. ІІ Правил організації діловодства, з розпорядчим документом з кадрових питань обов’язково ознайомлюють осіб, яких він стосується, і вони ставлять підпис про ознайомлення (п. 11 гл. 10 розд. ІІ Правил № 1000/5). Обов’язку ознайомлювати з цим наказом головного бухгалтера як адресата немає, особливо якщо в ДПС вже зазначено, що відповідальним за бухоблік є керівник і фактично всі рішення та документи підписує саме він.

3. Підпис керівника достатній. Податкове законодавство також виходить із того, що у разі ведення бухобліку та подання декларації безпосередньо керівником, декларація підписується лише керівником (абз. 1 пп. 48.5.1 Податкового кодексу України, зокрема це підтверджено для випадків, коли немає посади головного бухгалтера у штаті, і облік веде керівник, – така декларація підписується у графі «керівник», а у графі «головний бухгалтер» ставиться прочерк (абз. 1 пп. 48.5.1 Податкового кодексу України)). Аналогічна логіка застосовується й до внутрішніх наказів: якщо керівник є відповідальною особою за облік і єдиним підписантом, додатковий підпис або відмітка про ознайомлення головного бухгалтера для дійсності такого наказу не потрібні.

Наказ підписує керівник, а ознайомлювати під підпис слід насамперед працівника, якому нараховують і виплачують середній заробіток.