Двосторонній друк документів: правила завіряння та оптимізація процесу

Паперові копії електронних документів тривалого зберігання слід друкувати в односторонньому режимі, а двосторонній друк можна застосовувати лише до документів тимчасового строку зберігання; засвідчувальний напис роблять на останньому аркуші копії із поточною датою засвідчення, а не датою електронного підписання документа.

Обґрунтування

1. Односторонній чи двосторонній друк. Для документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання тексти друкують лише на одному боці аркуша, а документи тимчасового строку зберігання (до 10 років включно) дозволено друкувати з обох боків аркуша згідно з вимогами ДСТУ 4163:2020, на які прямо орієнтує Перелік типових документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5, зміни до якого підтверджують поділ документів за строками зберігання та режимом їх оформлення і друкування, зокрема документів з військового обліку, що мають тимчасовий строк зберігання менше 10 років (наказ Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5). Інструкція з діловодства юрособи може деталізувати, що для тимчасових документів допускається двосторонній друк, але для тривалих і постійних – ні.

2. Коли взагалі потрібно друкувати електронні документи. Для документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створених в електронній формі, уповноважена особа зобов’язана виготовити паперові копії, які вона засвідчує, що випливає з вимог розділу VI Типової інструкції з діловодства в органах влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 №55, де прямо передбачено обов’язок роздруковувати й засвідчувати такі електронні документи для архівного зберігання (постанова КМУ від 17.01.2018 №55). Натомість для документів тимчасового строку зберігання (до 10 років включно) законодавство не вимагає обов’язкового виготовлення паперових копій, вони можуть залишатися лише в електронній формі.

3. Як засвідчувати паперові копії електронних документів. Вимоги до засвідчення паперових копій документів визначені Правилами організації діловодства: копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення, при цьому напис складається зі слів «Згідно з оригіналом», посади, підпису, імені, прізвища особи, що засвідчує, та дати засвідчення, і проставляється нижче реквізиту «Підпис», а також скріплюється печаткою установи/підрозділу за наявності (Правила №1000/5). Для багатосторінкових копій Правила дозволяють: нумерувати сторінки, робити один засвідчувальний напис на останньому аркуші з, за потреби, відміткою «Всього в копії ___ арк.», а за рішенням установи або на вимогу адресата – засвідчувати копію поаркушно. Обов’язку завіряти кожну сторінку немає, якщо це не передбачено вашою інструкцією чи вимогами органу-отримувача.

4. Дата засвідчення паперової копії електронного документа. Дата у відмітці «Згідно з оригіналом» є датою саме засвідчення копії і оформлюється як окрема службова дата, відмінна від дати підписання чи реєстрації оригіналу документа; це відповідає загальним правилам датування службових відміток, де дати копії, ознайомлення, виконання тощо фіксують на момент вчинення відповідної дії, а не «заднім числом» відповідно до ДСТУ 4163:2020 і положень про датування службових відміток, які застосовуються і до відмітки про засвідчення копії, наведених у практиці застосування типової інструкції з діловодства (постанова КМУ від 17.01.2018 №55). Отже, на паперовій копії електронного наказу ви ставите поточну дату засвідчення, а дата створення/підписання електронного наказу лишається в тексті та реквізитах самого наказу.

5. Протокол е‑підпису та реквізити підписанта. Закон про електронні документи встановлює, що оригіналом електронного документа є електронний примірник з усіма обов’язковими реквізитами та електронним підписом, а в паперовій копії відтворюється зміст документа; вимоги щодо обов’язкового друкування на звороті спеціального «протоколу підпису» немає (Закон №851-IV). Якщо орган, якому подаєте копію, вимагає окремий аркуш із технічними відомостями про КЕП (протокол перевірки підпису), його можна додати як додаток, але ключовим з точки зору діловодства і архіву залишається правильний засвідчувальний напис на останній сторінці копії.

Правильно налаштована інструкція з діловодства має розрізняти друк та засвідчення для документів різних строків зберігання і деталізувати, коли копії нумерують та засвідчують поаркушно.