Перелік обов'язкових документів для сучасного кадровика в Україні

Насправді цей перелік досить великий і залежить не лише від загальних вимог законодавства, а й від структури, чисельності працівників та специфіки діяльності юридичної особи.

Визначимо основні й обов’язкові для переважної більшості юросіб документи та облікові й реєстраційні форми.

• Номенклатура справ відділу кадрів на 2026 рік (це надзвичайно важливий організаційний документ, у якому мають бути зафіксовані усі справи з документами, зазначеними нижче);
• Штатний розпис на 2026 рік (його розробляє, веде та змінює бухгалтерія; водночас кадровик теж керується цим документом у своїй щоденній роботі);
• Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) – обов’язково затверджені протоколом загальних зборів трудового колективу;
• Графік відпусток на 2026 рік;
• Табель обліку використання робочого часу (форма № П-5) ведеться кадровиком чи працівником планово-економічного відділу щомісячно для розрахунку зарплати;
• Посадові (робочі) інструкції – для кожної посади (професії), що є у штатному розписі;
• Справа з наказами з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 років);
• Справа з наказами з кадрових питань тимчасового строку зберігання (5 років);
• Особові картки працівників (форма № П-2) – обов’язкова форма первинного обліку для всіх категорій працівників.
• Особові справи – обов’язкові для переважної більшості працівників юрособи, крім робітничих професій;
• Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (форма № П-10) – обов’язкова, доки на підприємстві є хоч одна паперова трудова книжка;
• Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання;
• Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового зберігання;
• Журнал реєстрації трудових договорів (контрактів) з працівниками (якщо на підприємстві укладаються письмові договори/контракти).

Крім того, на працівника може бути покладено обов’язки з військового обліку, охорони праці, контролю за Е-лікарняними тощо.

Що вже не є обов’язковим, з того, що велося раніше. Це, насамперед:

• Журнал реєстрації посвідчень про відрядження (бо самі посвідчення відійшли в минуле);
• Форма № 3-ПН (Звіт про вакансії).

Якщо є уточнення з приводу певних документів, справ, журналів – обов’язково задавайте. Будемо розбирати разом.

Раді допомогти, звертайтесь ще!