Виправлення помилок у кадровому обліку: можливості та наслідки

Ні, не можна – оформіть все поточною датою, обгрунтувавши відсутність наказів технічним збоєм.

Підписувати накази «заднім» числом дуже ризиковано – у наказів є номери, а якщо усі накази про премію будуть нумеровані подвійно (адже їх потрібно буде якось «всунути» між іншими наказами, присвоївши подвійні індекси), то це приверне увагу при перевірках і наслідком цього може бути не лише фінансова відповідальність, а й кримінальна.

Проте є досить простий та легальний спосіб виправити Вашу ситуацію без жодних санкцій за таке упущення. Алгоритм дій такий:

1) Бухгалтер чи інспектор з кадрів подають доповідну записку керівнику підприємства, приміром, такого змісту: «Доводжу до Вашого відома, що в період з квітня по вересень 2026 року працівникам підприємства щомісячно нараховувалася та виплачувалася премія відповідно до Положення про преміювання. Проте внаслідок технічно-організаційного збою в системі електронного документообігу, відповідні кадрові накази про преміювання не були вчасно сформовані. З метою приведення кадрової документації у відповідність до фактично проведених фінансових операцій, прошу врегулювати це питання».

2) Директор видає один зведений наказ про правомірність нарахування та виплати щомісячних премій у квітні-вересні 2026 року. Текст наказу може бути, наприклад, таким:

«У зв'язку з виявленням технічно-організаційного збою при оформленні кадрової документації, керуючись Положенням про преміювання підприємства та ст. 97 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n617),

НАКАЗУЮ:

1. Визнати правомірними, затвердити та вважати такими, що підтверджені цим наказом, нараховані та виплачені у періоді з 01.04.2026 р. по 30.09.2026 р. щомісячні премії працівникам підприємства згідно з Додатком № 1 до цього наказу.

2. Головному бухгалтеру забезпечити відповідність первинних бухгалтерських документів цьому наказу».

У Додатку № 1 до наказу потрібно вказати прізвища та ім'я працівників та суми премій за відповідні місяці (за кожен місяць окремо).

3. Надалі потрібно провести ознайомлення працівників з вищезазначеним наказом (найзручніше оформити окремий аркуш ознайомлення, де кожен працівник ставить дату і підпис, підтверджуючи, що з наказом ознайомлений).

У разі, якщо Ви діятимете у такий спосіб, жодних фінансових штрафів для підприємства від податкової та Держпраці не буде.

Раді допомогти, звертайтесь ще!