Виправлення пропуску в наказі про переведення працівника

Ні, дублювати номери наказів не можна.

Відповідно до п. 5 гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n319), під час реєстрації документу надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення – реєстраційний індекс (тобто кожен документ, що створюється на підприємстві, має лише свій, унікальний реєстраційний індекс в межах календарного року). Тож у двох різних наказів за один і той же календарний рік однакових індексів бути не може, тому одному з них доведеться присвоїти дробний номер.

Водночас, документи мають реєструватися за порядко-часовим (хронологічним) принципом, а індекс наказу має складатися виключно з цілого порядкового номера та літерного індексу (п. 2 та п. 5 гл. 3 розд. ІІІ зазначених Правил 1000/5), й штучний дріб порушуватиме ці правила і для Держпраці буде прямою вказівкою навмисного дописування документів «заднім числом».

Тож за Ваших обставин оптимальніше буде провести «офіційну» зміну номера одного з наказів – тоді використання дробного номера буде цілком правомірним. Проте аби не показувати невчасне видання наказу про переведення (адже це є порушенням трудового законодавства), необхідно зробити так, щоб це виглядало як задвоєння номерів наказів через технічну помилку. Для цього потрібно зареєструвати наказ про переведення під номером «18/к-тр», а тому наказу, який мав би був бути зареєстрований пізніше – змінити номер шляхом додавання додаткової цифри на «18/1/к-тр». Порядок дій за таких обставин наступний:

1. Інспектор з кадрів подає керівнику підприємства доповідну записку про «виявлення» технічної помилки, приміром, такого змісту: «Доводжу до Вашого відома, що під час перевірки кадрової документації за вересень 2026 року було виявлено технічну помилку (здвоєння нумерації), внаслідок якої два різних за змістом накази від такої-то та такої-то дати були зареєстровані в Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання під одним і тим самим номером «18/к-тр». З метою приведення нумерації у відповідність до правил реєстрації наказів, прошу дозволити розрізнити ці накази шляхом присвоєння наказу такому-то номера «18/1/к-тр».

2. На підставі зазначеної доповідної записки керівник підприємства видає наказ про виправлення технічної помилки (поточною датою). Текст наказу може бути, наприклад, таким:

«У зв'язку з виявленням технічної помилки (задвоєння номерів) у Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання за 2026 рік,

НАКАЗУЮ:

1. Вважати наказ про таке-то зареєстрованим під номером «18/1/к-тр».

2. Залишити номер «18/к-тр» за наказом про переведення працівника такого-то.

3. Інспектору з кадрів такому-то внести відповідну примітку до Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання».

3. У Журналі реєстрації в графі «Примітки» напроти існуючого запису «№ 18/к-тр» Ви робите примітку: «Внаслідок тех.помилки наказ такий-то вважати зареєстрованим за № 18/1/к-тр згідно з наказом таким-то».

У такому разі Держпраці не матиме жодних претензій – адже Ви не намагалися «приховати» помилку, а відкрито її зафіксували та виправили.

Раді допомогти, звертайтесь ще!