Питання щодо підписання кадрових документів у двох системах

Так, можна.

Підприємство може одночасно використовувати кілька систем/сервісів електронного документообігу — наприклад, корпоративну СЕД та сервіс «Вчасно».

Якщо корпоративна СЕД не має технічної можливості направити один наказ одночасно на ознайомлення всім працівникам, то працівників, яких неможливо ознайомити через цю систему, можна ознайомити з наказом через «Вчасно», за умови дотримання вимог законодавства до електронного документа та електроннного підпису.

Відповідно до ч. 2 ст. 29 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n175) ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями та іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов'язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж із накладенням удосконаленого або кваліфікованого електронного підпису. За згодою сторін у трудовому договорі можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника.

Тому важливо не стільки те, в якій саме програмі працівник підписує документ, скільки те, щоб був належним чином організований електронний документообіг та забезпечувалася можливість підтвердити факт ознайомлення працівника з конкретним наказом.

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text) не прив'язує юридичну силу електронного документа до конкретної програми. Відповідно, використання корпоративної СЕД та «Вчасно» одночасно саме по собі не суперечить законодавству. Підприємсвто може мати декілька програм електронного документообігу, жодної заборони немає.

Можна видати видати організаційний наказ, яким визначити, що підприємство використовує кілька систем електронного документообігу та встановити порядок їх застосування.

Раді допомогти, звертайтесь ще!