Якщо ШР затверджуєте наказом, то такий наказ належить до кадрових наказів тривалого строку зберігання для підприємств, що не створюють документи НАФ.

Під час реєстрації документу надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення - реєстраційний індекс. Елементами реєстраційного індексу є порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо. Реєстраційний індекс розпорядчих документів та деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера у межах року. З метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Система таких індексів розробляється установою (п. 3 гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

Тобто якщо у Вас всі накази з кадрових питань тривалого строку зберігання реєструють в одному журналі і зберігають в одній справі, то на початку календарного року починаєте нумерацію наказів спочатку: № 1, 2… І не має значення, який наказ реєструєте: затвердження нового штатного розпису, внесення змін до ШР, прийняття, переведення, звільнення тощо, кожному наступному наказу присвоюєте наступний реєстраційний номер. Для прикладу: наказ про затвердження штатного розпису — № 1, наказ про прийняття на роботу — № 2, наказ про переведення на іншу посаду — № 3, наказ про внесення змін до ШР — № 4.

Раді допомогти, звертайтесь ще!