На жаль, саме такого закону, щоб було прописано обов"язки надати документи, немає. Офіційних роз"яснень з цього приводу я також не бачила. Є лише ч.1 ст. 119 КЗпП, згідно з якою на час виконання державних або громадських обов'язків, якщо за чинним законодавством України ці обов'язки можуть здійснюватись у робочий час, працівникам гарантується збереження місця роботи (посади) і середнього заробітку.
Що я можу порадити. Пропоную вам пояснити працівнику, що якщо немає підтвердження виконання ним вказаних обов"язків, то у вас немає підстав для оплати йому середнього заробітку. З одного боку, проведення засідання сільради, зазвичай, - це відкрита інформація і ви можете бачити її на сайті ради або у місцевих виданнях. Тому документи щодо участі у засідання можна і не вимагати. З іншого боку, працівник може не прийти на вказане засідання, пропустити його, тоді немає виконання громадських обов"язків і, відповідно, ви не зобов"язані оплачувати.
Думаю, можна одного разу не оплатити, аргументуючи це тим, що вам не відомо, чи був працівник присутній на засіданні. Після цього, ймовірно, працівник буде приносити якісь документи. Раді допомогти, звертайтесь ще!