В особовій справі зберігають документи, перелік яких визначений Правилами 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15 . Особова справа працівника – це комплект документів із біографічними даними працівника, відомостями про його освіту, попередню роботу, сімейний стан, місце проживання, військову службу, про нагороди (відзнаки), накладення і зняття стягнень, накази, характеристики тощо. Документи в особовій справі групують у хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення). Пунктом 12 глави 2 розділу IV Правил 1000/5 перелічено документи, які містяться в особовій справі. Так, в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення) (заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт), копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, автобіографія, копія паспорта, копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), копія військового квитка (у разі наявності), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності), копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання), документи з атестації, заява про звільнення з роботи, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи). ЗАява та копія наказу про виконання обовязків тимчасово відсутнього працівника до особової справи не вкладається.
Але відомості про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади вносяться до доповнення до особового листка з обліку кадрів.Доповнення до особового листа є обліковою формою, котра фіксує всі досягнення трудової сфери робітника та події, котрі трапилися за час трудової діяльності у компанії. В той же час це є інформаційно-довідковим навігатором серед організаційних та разпорядчих документів, котрі стосуються робітника. Доповнення до особового листка оформлюється робітником служби кадрів. Його форма не є унормованою. Перший запис у доповненні – щодо прийому на роботу. Тож, варто фіксувати всі зміни, котрі відбуваються із трудівником: його перевод до іншої посади, зміна посади, її назви або прізвища робітника, впровадження суміщення, догана трудівникові, виконання зобов’язань тимчасово відсутніх робітників (абз.3 п.12 гл.2 р.ІV Правил №1000/5) тощо. Раді допомогти, звертайтесь ще!