Заголовок тимчасово відсутній

Доброго дня. Реєстрація кадрових наказів тривалого терміну зберігання ведеться в одному журналі за декілька років. Чи допустимо так?
Є основна установа і декілька відділів по області, але усі кадрові документи ведуться в основній установі. Журнали реєстрації наказів заведені окремо на кожен відділ з нумерацією з різними індексами напротязі декількох років в одному журналі. Чи можна так?

ТК

Тетяна, консультант

експерт

29.08.2023 | 02:22

Відповідь надано

Не можна. На підприємстві розрізняють як мінмум 4 групи наказів: накази з основної діяльності, наказ з адміністративно-господарських питань, накази з кадрових питань тривалого строку зберігання та накази з карових питань тимчасового строку зберігання. Отже для кожної такої групи наказів ведеться окрема нумерація. Накази реєструють в межах року, при чому з метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Система таких індексів розробляється установою/підприємством (п. 5 гл. 3 розд. ІІІ Правил № 1000/5).Залежно від того, до якої групи належать накази, вони мають реєструватися у своїй реєстраційній формі. Якщо номенклатурою справ передбачено чотири справи з наказами, то, відповідно, має бути чотири журнали реєстрації наказів: журнал реєстрації наказів з основної діяльності; журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань; журнал реєстрації наказів із кадрових питань тривалого строку зберігання; журнал реєстрації наказів із кадрових питань тимчасового строку зберігання. Реєстрацію наказів ведуть у межах діловодного року, тому з початку року нумерація має розпочинатися з № 1. Тобто кожен вид наказу має свою окрему нумерацію і нумерація наказів кожного року розпочинається наново. Так, відповідно до правил 1000/5 реєстраційний індекс розпорядчих документів та деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера у межах року. Тобто з 1 січня у вас кожен вид наказів буде мати № 1 і т.д. Реєстраційний номер наказу складається, як правило, з цифри із доданням індексу, який позначає, до якого виду належить кадровий наказ і який строк його зберігання (тимчасове чи тривале). Відповідно накази реєструються в різних журналах залежно від буквеного індексу. Порядок реєстрації наказів та буквені індекси визначаються в інструкції з діловодства підприємства. Держархів рекомендує використовувати такі індекси: для наказів з кадрових питань тривалого зберігання ─ «к/тр», а тимчасового ─ «к/тм», але можуть вводитися й окремі буквені індекси для наказів про відпустки чи про відрядження чи про встановлення надбавок і доплат, про прийняття/звільнення тощо (якщо їх кількість — значна). Тобто на підприємстві можна розробити декілька справ з кадровими наказами, а не тільки 2, якщо у вас великий документообіг наказів з кадрових питань, а саме може бути окрема справа наказів з прийняття на роботу, про звільнення, про відпустки без збереження зарпалти тощо. Але якщо документообіг невеликий достатньо мати тільки 2 справи кадрових наказів: тривалого та тимчасового строку зберігання Раді допомогти, звертайтесь ще

КК

Корнійчук Катерина Олегівна

22.05.2026 | 18:21

Інше

Відповідь надано