Особові справи працівників містять персональні дані. Тому необхідно керуватись ЗУ «Про захист персональних даних».

Володільці, розпорядники персональних даних та треті особи зобов’язані забезпечити захист цих даних від випадкових втрати або знищення, від незаконної обробки, у тому числі незаконного знищення чи доступу до персональних даних (ч. 1 ст. 24 Закону https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2297-17#n193 ). Тому особові справи працівників зберігають в сейфі або металевих шафах.

Доступ до особових справ має працівник кадрової служби, який відповідає за формування та ведення особових справ, а також працівник, щодо якого сформована особова справа.

Щодо інших посадових осіб, то використання персональних даних працівниками суб'єктів відносин, пов'язаних з персональними даними, повинно здійснюватися лише відповідно до їхніх професійних чи службових або трудових обов'язків. Ці працівники зобов'язані не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв'язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов'язків, крім випадків, передбачених законом. Таке зобов'язання чинне після припинення ними діяльності, пов'язаної з персональними даними, крім випадків, установлених законом (ч. 3 ст. 10 Закону). На нашу думку, ознайомитись з документами особової справи може керівник підприємства і лише в присутності працівника кадрової служби, який відповідає за захист цих персональних даних.

Раді допомогти, звертайтесь ще!