Посадова інструкція адміністратора (органи державної влади)

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис       Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

адміністратора (органи державної влади)

(Код КП 2419.3)

 

1. Загальні положення

1.1.      Ця посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права та відповідальність адміністратора відділу адміністративних послуг (іншого структурного підрозділу) установи.

1.2.      Адміністратор відділу адміністративних послуг належить до професійної групи «Керівники».

1.3.      Адміністратор відділу адміністративних послуг призначається на посаду та звільняється з неї в усталеному порядку наказом керівника установи (іншого керівника) за поданням начальника відділу адміністративних послуг (або без подання).

1.4.      Адміністратор відділу адміністративних послуг безпосередньо підпорядковується начальнику відділу адміністративних послуг (або іншому керівнику).

1.5.      У своїй діяльності адміністратор відділу адміністративних послуг керується Конституцією України, законами України '»Про місцеві державні адміністрації», «Про державну службу», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про адміністративні послуги», іншими законами України, актами Президента України, Верховної Рада України та Кабінету Міністрів України, наказами міністерств, інших центральних органів виконавчої влада, розпорядженнями керівників відповідних місцевих державних органів, Положенням про відділ адміністративних послуг, відповідними Регламентами з надання адміністративних послуг, інструкцією з діловодства, правилами та нормами охорони праці та пожежної безпеки, іншими відповідними нормативно - правовими актами, цією посадовою інструкцією.

1.6.      Головна функція адміністратора відділу адміністративних послуг (мета діяльності на посаді) – забезпечення виконання заходів у відповідній установі щодо виконання покладених на установу і відділ завдань з питань реалізації суб'єктами звернення права на отримання адміністративних послуг.

1.7.      Робоче місце адміністратора відділу адміністративних послуг знаходиться у кабінеті (приймальні) відділу адміністративних послуг та обладнане засобами зв'язку і персональним комп'ютером, який підключено до локальної мережі установи та Інтернету, а також відповідною оргтехнікою, місцями зберігання документації (сейфом), бібліотечкою спеціальної і юридичної літератури.

1.8.      У разі відсутності адміністратора відділу адміністративних послуг на робочому місці (хвороба, відпустка, відрядження тощо) виконання його обов'язків забезпечує у межах компетенції інший працівник відділу адміністративних послуг відповідної кваліфікації у встановленому порядку за розпорядженням керівника установи (іншого керівника).

1.9.      Оригінал цієї посадової інструкції зберігається у відділі кадрів установи, 1-а копія – у начальника відділу адміністративних послуг, 2-а копія - у адміністратора.

1.10.    У разі перерозподілу обов'язків між працівниками відділу адміністративних послуг до цієї посадової інструкції за наказом керівника установи можуть бути внесені зміни або доповнення відповідно до чинного законодавства.

 

2. Завдання та обов'язки

Адміністратор відділу адміністративних послуг виконує такі функціональні завдання та обов'язки:

2.1.      Організовує надання адміністративних послуг шляхом взаємодії з суб’єктами надання адміністративних послуг.

2.2.      В усталеному порядку одержує від суб’єктів надання адміністративних послуг, підприємств, установ, організацій, які належать до сфери їх управління, документи та інформацію, пов’язані з наданням адміністративних послуг.

2.3.      Здійснює прийом суб’єктів звернень за отриманням адміністративних послуг згідно з графіком, затвердженим керівником установи.

2.4.      Надає суб’єктам звернень вичерпну інформацію та консультації щодо вимог та порядку надання адміністративних послуг, у тому числі тим суб'єктам, які звернулися за допомогою засобів телекомунікації (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку).

2.5.      Приймає від суб’єктів звернень документи, необхідні для надання адміністративних послуг, реєструє їх та подає документи (їх копії) відповідним суб’єктам надання адміністративних послуг у встановлені строки.

2.6.      В усталеному порядку погоджує документи (рішення) в інших органах державної влади та органах місцевого самоврядування, отримує їх висновки з метою надання адміністративної послуги без залучення суб’єкта звернення.

2.7.      Видає або забезпечує направлення через засоби поштового зв’язку суб’єктам звернень результатів надання адміністративних послуг (у тому числі рішення про відмову в задоволенні заяви суб’єкта звернення), повідомлення щодо можливості отримання адміністративних послуг, оформлених суб’єктами надання адміністративних послуг.

2.8.      Посвідчує власним підписом та печаткою (штампом) копії (фотокопії) документів і виписок з них, витяги з реєстрів та баз даних, які необхідні для надання адміністративної послуги.

2.9.      Здійснює контроль за додержанням суб’єктами надання адміністративних послуг термінів розгляду справ та прийняття рішень, у тому числі інформує керівника центру надання адміністративних послуг та керівників суб’єктів надання адміністративних послуг про порушення термінів розгляду заяв щодо надання адміністративної послуги, вимагає вжиття заходів щодо усунення виявлених порушень.

2.10.    Безпосередньо надає адміністративні послуги у випадках, передбачених законом тощо.

2.11.    Забезпечує ведення та оновлення в мережі Інтернет веб-сторінки, що містить інформацію необхідну для отримання адміністративних послуг

2.12.    У встановленому порядку підвищує свою професійну кваліфікацію.

2.13.    Дотримується правил і норм охорони праці, пожежної безпеки.

 

3. Права

Для виконання своїх функцій адміністратор відділу адміністративних послуг має право:

3.1.      Безоплатно в установленому законом порядку одержувати від суб’єктів надання адміністративних послуг, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери їх управління, документи та інформацію, пов’язані з наданням таких послуг,.

3.2.      Погоджувати документи (рішення) в інших державних органах та органах місцевого самоврядування, отримувати їх висновки з метою надання адміністративної послуги без залучення суб’єкта звернення з дотриманням вимог Закону України «Про захист персональних даних».

3.3.      Інформувати керівника відділу адміністративних послуг та суб’єктів надання адміністративних послуг про порушення строку розгляду заяв про надання адміністративної послуги, вимагати вжиття заходів до усунення виявлених порушень.

3.4.      Посвідчувати власним підписом та печаткою (штампом) копії (фотокопії) документів і виписок з них, витягів з реєстрів та баз даних, які необхідні для надання адміністративної послуги.

3.5.      Вносити пропозиції начальнику відділу адміністративних послуг щодо вжиття заходів з метою підвищення ефективності роботи відділу.

3.6.      Одержувати в установленому законом порядку від інших відділів та управлінь установи, а також інших підприємств, установ та організацій необхідну інформацію для виконання покладених на відділ функцій.

3.7.      Повертати на доопрацювання неналежно оформлені документи.

3.8.      На захист своїх прав, свобод, честі та гідності і ділової репутації.

 

4. Відповідальність

4.1.      Адміністратор відділу адміністративних послуг несе відповідальність за:

4.1.1. Неякісне або несвоєчасне виконання посадових завдань та обов'язків, бездіяльність або невикористання наданих йому прав, порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов'язаних з прийняттям на державну службу та її проходженням.

4.1.2. Порушення вимог законодавства у сфері надання адміністративних послуг (у відповідності до законодавства дисциплінарну, цивільну, адміністративну або кримінальну відповідальність)

4.1.3. Дії або бездіяльність, що порушують вимоги цієї посадової інструкції та відповідного законодавства (можуть бути оскаржені до суду в порядку, встановленому законодавством)

4.1.4. Шкоду, заподіяна адміністратором внаслідок його неправомірних діянь (відшкодовується у встановленому Законом порядку)

4.1.5. Розголошення персональних даних, які йому було довірено або які стали відомі у зв'язку з виконанням посадових обов'язків, а також іншої службової таємниці;

4.1.6. Неналежне зберігання печатки та незаконне її використання у межах чинного законодавства України

4.1.7. Недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку установи та трудової дисципліни.

4.1.8. Інші порушення законодавства про державну службу, службу в органах місцевого самоврядування, антикорупційного законодавства.

4.1.9. Недотримання вимог (процесів, процедур, протоколів, стандартів) чинної в установі системи управління якістю.

4.1.10. Недотримання правил і норм охорони праці, пожежної безпеки.

4.2. Оцінювання роботи адміністратора відділу адміністративних послуг здійснює начальник відділу адміністративних послуг (інший керівник). Основними показниками при оцінюванні роботи адміністратора є своєчасність та повнота виконання ним свої посадових обов'язків, дотримання вимог чинного законодавства про адміністративні послуги та організаційно-розпорядчих документів установи, що стосуються його напрямків діяльності, вимог чинної в установі системи управління якістю.

 

5. Повинен знати

Адміністратор відділу адміністративних послуг повинен знати:

5.1.      Конституцію України; закони України; акти Президента України та Кабінету Міністрів України; акти законодавства, що стосується державної служб (служби в органах місцевого самоврядування) та діяльності його установи;

5.2.      Основи державного управління;

5.3.      Розпорядження та доручення керівника установи, що стосуються роботи відділу адміністративних послуг;

5.4.      Положення про відділ адміністративних послуг та його Регламент, концептуальні засади організації його діяльності;

5.5.      Практику застосування чинного законодавства, що належить до його компетенції;

5.6.      Нормативно-правові акти, що регулюють порядок та умови надання окремих адміністративних послуг.

5.7.      Відомості про суб’єктів надання адміністративної послуги (їхні найменування, повноваження, місцезнаходження, режим роботи, телефон, адресу електронної пошти та веб-сайту);

5.8.      Перелік адміністративних послуг, які надаються у відділі адміністративних послуг;

5.9.      Етапи опрацювання звернення про надання конкретної адміністративної послуги, відповідальних осіб, структурні підрозділи, відповідальні за окремі етапи, строки виконання етапів;

5.10.    Підстави для одержання адміністративної послуги або відмови у її надані;

5.11.    Перелік документів, необхідних для отримання адміністративної послуги, порядок та спосіб їх подання;

5.12.    Граничні строки надання окремих адміністративних послуг;

5.13.    Основні принципи роботи на комп’ютері та з його відповідними програмними засобами;

5.14.    Інструкцію з діловодства в установі;

5.15.    Настанову з якості в установі;

5.16.    Державну мову на рівні ділового спілкування та застосування;

5.17.    Правила внутрішнього трудового розпорядку,

5.18.    Правила ділового етикету;

5.19.    Правила та норми охорони праці, пожежної безпеки.

 

6. Кваліфікаційні вимоги

Другий (магістерський) рівень вищої освіти відповідного напряму підготовки (галузі знань). Стаж роботи за фахом на службі в органах місцевого самоврядування та/або на державній службі на посадах провідного спеціаліста не менше 1 року, або стаж роботи за фахом в інших сферах управління не менше 3 років.

 

7. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою

Для виконання обов'язків та реалізації своїх прав адміністратор відділу адміністративних послуг взаємодіє із:

7.1.      Іншими працівниками відділу адміністративних послуг, що пов'язані з виконанням адміністратором своїх посадових обов'язків;

7.2.      Представниками інших структурних підрозділів установи з питань надання та отримання у встановленому порядку відповідної інформації матеріалів, документів тощо

7.3.      Суб'єктами надання окремих адміністративних послуг з питань надання та отримання у встановленому порядку відповідної інформації матеріалів, документів тощо.

7.4.      Представниками інших (сторонніх) підприємств, установ, організацій у межах компетенції з питань, що представляють спільний інтерес для зазначених організацій та установи або що пов'язані з повноваженнями сторонніх організацій у відповідних сферах.