Посадова інструкція документознавця

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис       Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 2022 р.

Посадова інструкція документознавця

(код КП 2432.1)

1. Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права та відповідальність документознавця канцелярії (іншого структурного підрозділу) підприємства.

1.2. Документознавець належить до професійної групи «Професіонали».

1.3. Документознавець призначається на посаду та звільняється з неї наказом директора підприємства (іншого керівника).за поданням завідувача канцелярії (або без подання).

1.4. Документознавець безпосередньо підпорядковується завідувачу канцелярії (або іншому керівнику). Документознавцю можуть бути підпорядковані окремі працівники канцелярії нижчої кваліфікації.

1.5. У своїй діяльності документознавець керується законодавчими та іншими нормативно-правовими (нормативно-технічними) актами України, що регламентують архівну справу та організацію діловодства у відповідній сфері діяльності, Статутом (Положенням) підприємства, Положеннями про канцелярію підприємства, Положенням про комерційну таємницю підприємства, Правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства, наказами і розпорядженнями керівництва підприємства, вказівками завідувача канцелярії, відповідними інструкціями з охорони праці, цією посадовою інструкцією.

1.6. Головна функція документознавця (мета діяльності на посаді) – розробка та впровадження технологічних процесів роботи з документами і документною інформацією на підставі використання організаційної та обчислювальної техніки: з обліку, контролю виконання, оперативного збереження, довідкової роботи..

1.7. Робоче місце документознавця знаходиться у відповідному приміщенні канцелярії підприємства, за умовами праці відповідає чинним нормам і стандартам та обладнане сучасними засобами зв'язку та комунікацій, персональним комп'ютером, який підключено до локальної мережі підприємства та Інтернету, а також відповідною оргтехнікою, місцями зберігання документації (сейфом, стелажами тощо).

1.8. У разі відсутності документознавця на робочому місці (хвороба, відпустка, відрядження тощо) виконання його обов'язків забезпечує у межах компетенції інший працівник канцелярії за розпорядженням завідувача канцелярії (іншого керівника).

1.9. Оригінал цієї посадової інструкції зберігається у відділі кадрів підприємства, 1-а копія – у завідувача канцелярії, 2-а копія - у документознавця.

1.10. У разі перерозподілу обов'язків між працівниками підприємства до цієї посадової інструкції за наказом директора підприємства можуть бути внесені зміни або доповнення відповідно до чинного законодавства.

 

2.    Завдання та обов'язки

Документознавець виконує такі функціональні завдання та обов'язки:

2.1. Розроблює та впроваджує технологічні процеси роботи з документами і документною інформацією на підставі використання організаційної та обчислювальної техніки: з обліку, контролю виконання, оперативного збереження, довідкової роботи.

2.2. Бере участь у плануванні, організації і вдосконаленні діяльності служби документаційного забезпечення управління.

2.3. Здійснює контроль за станом діловодства у структурних підрозділах.

2.4. Готує пропозиції із забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби документаційного забезпечення управління.

2.5. Розроблює уніфіковані системи документації і табелі документів різного призначення і рівня управління, класифікатори документної інформації.

2.6. Організовує впровадження, ведення (у тому числі - автоматизоване) і розвиток системи документації, яка включає також документи на машинних носіях і класифікатори документної інформації.

2.7. Вживає заходів щодо впорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості та оптимізації документопотоків.

2.8. Бере участь у відбиранні документів, які передаються на державне зберігання, організації поточного збереження й експертизі наукової та практичної цінності документів.

2.9. Бере участь у постановці задач, проектуванні, експлуатації та вдосконаленні (у частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем і систем управління, а також нових інформаційних технологій (у тому числі безпаперових), які базуються на застосуванні обчислювальної і мікропроцесорної техніки, проектуванні й актуалізації баз банків даних.

2.10. Вивчає та узагальнює передовий вітчизняний і світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні матеріали з документаційного забезпечення.

2.11. Бере участь у роботі з підбору, розстановки і підвищення кваліфікації кадрів канцелярії (служби документаційного забезпечення управління).

2.12. Бере участь у розробці, впровадженні та функціонуванні за напрямком своєї роботи системи управління якістю у канцелярії.

2.13. У встановленому порядку підвищує свою професійну кваліфікацію.

2.14. Дотримується правил і норм охорони праці, пожежної безпеки, охорони навколишнього середовища,

 

3.    Права

Для виконання своїх функцій документознавець має право:

3.1. Вносити пропозиції завідувачу канцелярії з різних питань своєї діяльності.

3.2. Отримувати від структурних підрозділів підприємства та окремих працівників доречні матеріали та інформацію, необхідну для виконання своїх посадових обов'язків.

3.3. Брати участь у вирішенні доречних питань у канцелярії підприємства у відповідності до своєї компетенції.

3.4. Здійснювати контроль роботи підпорядкованого обслуговуючого персоналу (за наявності), давати йому відповідні вказівки.

3.5. Ознайомлюватися із всіма документами, які визначають його права та обов'язки, критерії оцінювання якості виконання ним своїх посадових обов'язків.

3.6. У межах компетенції за дорученням представляти інтереси підприємства перед сторонніми підприємствами, установами, організаціями, взаємодіяти з їх представниками.

3.7. Підписувати та візувати документи у межах своєї компетенції.

 

4. Відповідальність

4.1. Документознавець несе відповідальність за:

4.1.1. Неналежне виконання вимог організаційно-розпорядчих документів підприємства, що стосуються його напрямку діяльності.

4.1.2. Невиконання або неналежне виконання своїх посадових обов'язків згідно з цією посадовою інструкцією.

4.1.3. Перевищення своїх повноважень визначених цією посадовою інструкцією та іншими відповідними документами підприємства.

4.1.4. Несанкціоноване розголошення комерційної таємниці підприємства.

4.1.5. Вчинення матеріальних збитків підприємству у межах, встановлених чинним законодавством України.

4.1.6. Недотримання правил і норм охорони праці, пожежної безпеки, охорони навколишнього середовища.

4.2. Оцінювання роботи документознавця здійснює завідувач канцелярії (інший керівник). Основними показниками при оцінюванні роботи документознавця є своєчасність та повнота виконання ним свої посадових обов'язків, дотримання вимог організаційно-розпорядчих документів підприємства, що стосуються його напрямків діяльності.

 

5.    Повинен знати

Документознавець повинен знати:

5.1. постанови, розпорядження, накази, методичні та інші керівні матеріали, нормативні документи з документаційного забезпечення управління;

5.2. порядок планування, проектування і технологію роботи на базі організаційної та обчислювальної техніки служб документаційного забезпечення управління;

5.3. методи розроблення оптимальних структур служб документаційного забезпечення управління;

5.4. методи дослідження, аналізу, проектування і розвитку документаційних систем, стандарти на уніфіковані системи документації;

5.5. порядок оформлення, класифікації, збереження, експертизи цінності документів;

5.6. організацію архівної справи;

5.7. нормативні і методичні документи з проектування та експлуатації автоматизованих інформаційних систем управління;

5.8. основи програмування, методи проектування і актуалізації баз і банків даних;

5.9. основи управління, ергономіки, соціальної психології, соціології, трудового законодавства;

5.10. документоутворення;

5.11. організацію державних установ і громадських організацій, економічні і правові аспекти їх діяльності;

5.12. вітчизняний і світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління

5.13. настанови (процеси, вимоги, документацію) чинної на підприємстві системи управління якістю за напрямком своєї діяльності

5.14. методи обробки інформації і документації з використанням сучасних технічних засобів комунікацій і зв'язку, оргтехніки, комп'ютерів, відповідні прикладні програмні засоби

5.15. Правила і норми охорони праці, пожежної безпеки, охорони навколишнього середовища.

 

6.    Кваліфікаційні вимоги

6.1. Провідний документознавець: другий (магістерський) рівень вищої освіти відповідного напрямку підготовки (галузі знань). Стаж роботи за професією документознавця I категорії - не менше 2 років.

6.2. Документознавець I категорії: другий (магістерський) рівень вищої освіти відповідного напрямку підготовки (галузі знань); Стаж роботи за професією документознавця II категорії - не менше 2 років.

6.3. Документознавець II категорії: другий (магістерський) рівень вищої освіти відповідного напрямку підготовки (галузі знань). Стаж роботи за професією документознавця - не менше 1 року.

6.4. Документознавець: другий (магістерський) рівень вищої освіти відповідного напрямку підготовки (галузі знань) без вимог до стажу роботи

 

7.    Взаємовідносини (зв'язки) за посадою

Для виконання обов'язків та реалізації своїх документознавець взаємодіє із:

7.1. іншими працівниками канцелярії з питань, що пов'язані з виконанням документознавцем своїх посадових обов'язків, надання та отримання відповідної інформації (матеріалів, документів тощо);

7.2. представниками інших структурних підрозділів підприємства з питань отримання/надання відповідної інформації, матеріалів, документів, засобів тощо;

7.3. представниками клієнтів (партнерів) підприємства з питань, що пов'язані з виконанням документознавцем своїх посадових обов'язків, надання та отримання відповідної інформації (матеріалів, документів тощо);

7.4. представниками інших (сторонніх) підприємств, установ, організацій у межах компетенції з питань, що представляють спільний інтерес для зазначених організацій та підприємства або з питань, що пов'язані з повноваженнями сторонніх організацій у відповідних сферах.

 

Документознавець