Посадова інструкція корпоративного секретаря

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис       Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

корпоративного секретаря

(Код КП – 1231)

1.      Загальні положення

1.1. Корпоративний секретар належить до професійної групи «Керівники».

1.2. Посадова інструкція визначає функціональні обов’язки, права та відповідальність корпоративного секретаря підприємства.

1.3. Корпоративний секретар підприємства приймається на посаду і звільняється з посади організації (директором, керівником) за поданням (посаду).

1.4. У своїй діяльності корпоративний секретар акціонерного товариства керується:

- законодавством України,

- Статуту (положення) організації,

- наказами та розпорядженнями організації, (генерального директора, директора, керівника),

- цією посадовою інструкцією,

- Правилами внутрішнього трудового розпорядку організації.

1.5. Корпоративний секретар підприємства підпорядковується безпосередньо ________.

1.6. На час відсутності корпоративного секретаря підприємства (відрядження, відпустка, хвороба, ін.) Його обов'язки виконує особа, призначена у організації (посада) в установленому порядку, яка набуває відповідних прав, обов'язків і несе відповідальність за виконання покладених на нього обов'язків.

 

2. Посадові обов'язки

Корпоративний секретар підприємства:

2. 1. Забезпечує дотримання підрозділами і посадовими особами підприємства вимог норм чинного законодавства, статуту товариства, а також інших документів.

2.2. Очолює роботу з підготовки рішень ради директорів і інших органів управління підприємства з розвитку практики корпоративного управління, контролює їх виконання.

2.3. Консультує посадових осіб та акціонерів підприємства (далі - акціонери), а також членів ради директорів з питань корпоративного права та управління.

2.4. Керує підготовкою та організацією проведення загальних зборів акціонерів, розгляду пропозицій акціонерів з питань, включених до порядку денного загальних зборів, в тому числі щодо кандидатур для обрання в виборні органи товариства.

2.5. Забезпечує підготовку щорічного звіту акціонерного підприємства, інших документів, які подаються акціонерам до проведення загальних зборів (річних і позачергових), організацію підготовки та розсилки акціонерам повідомлень про майбутній загальних зборах, бюлетенів для голосування, а також доступ акціонерів до документів, обов'язковим для подання особам , які мають право на участь у загальних зборах, облік надійшли в суспільство заповнених бюлетенів для голосування.

2.6. Контролює роботу комісії, яка обирається загальними зборами акціонерів, отримання від лічильної комісії протоколу, бюлетенів для голосування, довіреностей, бере участь в підготовці проекту звіту про результати голосування, протоколу загальних зборів акціонерів, вирішує інші завдання, пов'язані з підготовкою і проведенням загальних зборів акціонерів .

2.7. Забезпечує дотримання встановлених правил і порядку підготовки і проведення засідань ради директорів, в тому числі розробки планів роботи і порядків денних засідань загальних зборів акціонерів і ради директорів, ознайомлення новообраних членів ради директорів з діяльністю підприємства і його внутрішніми документами, оповіщення членів ради директорів і запрошених на засідання ради директорів осіб про майбутні засідання, напрямок їм матеріалів з питань, включених до порядку денного.

2. 8. Бере участь в засіданнях ради директорів.

2.9. Організовує ведення протоколів засідання ради директорів, забезпечує їх зберігання і видачу, в необхідних випадках, копій протоколів або витягів з протоколів ради директорів, запевняє їх справжність.

2.10. Контролює дотримання процедури розкриття інформації про суспільство, встановленої законодавством, а також статутом і іншими документами підприємства, у тому числі через механізм публічного розкриття інформації.

2.11. Організовує зберігання документів, пов'язаних з діяльністю ради директорів і зборів акціонерів підприємства та доступ акціонерів до міститься в них інформації, виготовлення копій документів, засвідчує їх справжність.

2.12. Здійснює облік і розгляд звернень і запитів, що надходять від акціонерів, з питань корпоративного управління та реалізації прав акціонерів.

2.13. Інформує рада директорів про всі факти недотримання в управлінні суспільством вимог норм чинного законодавства та внутрішніх документів.

2.14. Запитує і отримує інформацію з системи ведення реєстру акціонерів товариства, сприяє розширенню прав акціонерів і їх участі в корпоративному управлінні.

2.15. Здійснює взаємодію з професійними учасниками ринку цінних паперів і органами державного управління з питань, що стосуються регулювання корпоративних правовідносин та ринку цінних паперів.

2.16. Керує підготовкою встановленої звітності з питань корпоративного управління.

2.17. Контролює виконання рішень, прийнятих загальними зборами акціонерів і радою директорів.

2.18. Забезпечує виконання встановлених правил і процедур, в тому числі дотримання порядку ведення реєстру власників іменних цінних паперів, порядку схвалення значних правочинів та правочинів із заінтересованістю, процедурою емісії акцій товариства, реалізації прав акціонерів щодо їх розміщення, інших процедур, спрямованих на захист прав і майнових інтересів акціонерів.

2.19. Сприяє забезпеченню високого рівня ділової активності, дотримання етики в стосунках між учасниками ринку, морально-етичних стандартів корпоративної поведінки.

 

3. Права

Корпоративний секретар має право:

3.1. Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва підприємства щодо його роботи.

3.2. Вносити на розгляд керівництва пропозиції з удосконалення роботи передбаченої посадовою інструкцією.

3.3. У межах компетенції повідомляти керівнику про виявлені недоліки в діяльності підприємства та вносити пропозиції щодо їх усунення.

3.4. Вимагати та отримувати (особисто або за дорученням керівника) у керівників структурних підрозділів та фахівців інформацію і документи, необхідні для виконання посадових обов’язків секретаря.

3.5. Вимагати від керівництва сприяння у виконанні посадових обов’язків.

 

4. Відповідальність

Корпоративний секретар може бути притягнутий до відповідальності за:

4.1. Неналежне виконання або невиконання посадових обов’язків, передбачених посадовою інструкцією, — в межах законодавства України про працю.

4.2. Правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, — в межах адміністративного, кримінального та цивільного законодавства України.

4.3. Завдання матеріальної шкоди — в межах цивільного законодавства та законодавства про працю України.

 

5. Повинен знати

Корпоративний секретар акціонерного підприємства повинен знати:

5.1. Цивільний кодекс України.

5.2.- Кодекс України про адміністративні правопорушення, інші нормативні правові акти, що визначають права акціонерів і регламентують діяльність органів корпоративного управління, порядок емісії та обігу цінних паперів.

5.3. Статут та інші документи, що регулюють корпоративні відносини в суспільстві.

5.4. Функції ради директорів і його органів;

5.5. Порядок підготовки і правила проведення загальних зборів акціонерів та засідань ради директорів, а також реалізації процедур корпоративного управління.

5.6. Основи трудового, антимонопольного та податкового законодавства, законодавства про приватизацію.

5.7. Кодекс корпоративної поведінки;

5.8. Основи міжнародного корпоративного законодавства.

5.9. Етичні норми і правила, морально-етичні стандарти корпоративної поведінки.

 

 

6. Кваліфікаційні вимоги

Корпоративним секретарем підприємства приймається особа, що має вищу професійну (юридичну або економічну) освіту і спеціальна підготовка з корпоративного управління, стаж роботи за фахом на посадах, що займаються фахівцями з вищою професійною освітою, не менше 5 років, в тому числі на посадах керівників .