Посадова інструкція офісного службовця (копіювання документів)

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис       Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

 

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

офісного службовця (копіювання документів)

(Код КП – 4141)

 

1. Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов’язки, права та відповідальність офісного службовця (копіювання документів).

1.2. Призначається на посаду та звільняється з неї наказом керівника підприємства за поданням керівника структурного підрозділу.

1.3. Підпорядковується безпосередньо _________________________.

1.4. У своїй діяльності керується:

- законодавством України;

- внутрішніми положеннями та розпорядчими документами підприємства;

- цією посадовою інструкцією;

- правилами внутрішнього трудового розпорядку.

 

2. Завдання та обов'язки

Офісний службовець виконує наступні обов’язки:

2.1. Приймає та готує документи для копіювання, сканування, друку.

2.2. Забезпечує якісне копіювання документів відповідно до заданих параметрів.

2.3. Складає копії з дотриманням правил конфіденційності та збереження документів.

2.4. Проводить дрібне технічне обслуговування копіювальної техніки: заправка паперу, заміна картриджів, усунення незначних несправностей.

2.5. Веде облік виконаних операцій (журнал/табель/звітність).

2.6. Забезпечує впорядкування копій та передання їх відповідальним особам.

2.7. Здійснює сканування документів і збереження файлів у відповідних каталогах.

2.8. Забезпечує дотримання техніки безпеки при роботі з обладнанням.

2.9. Виконує інші доручення керівництва в межах своїх повноважень.

 

3. Права

Офісний службовець має право:

3.1. Отримувати від працівників підприємства документи для копіювання у встановленому порядку.

3.2. Вимагати технічного обслуговування несправного обладнання.

3.3. Вносити пропозиції щодо вдосконалення процесу копіювання та документообігу.

3.4. Отримувати роз’яснення щодо незрозумілих завдань і вимог до копій.

 

4. Відповідальність

Офісний службовець несе відповідальність за:

4.1. Невиконання або неналежне виконання посадових обов’язків.

4.2. Пошкодження або втрату документів, що підлягають копіюванню.

4.3. Порушення конфіденційності під час обробки документів.

4.4. Некоректне користування технікою, що призвело до її пошкодження.

4.5. Порушення правил охорони праці та техніки безпеки.

 

5. Повинен знати

Офісний службовець повинен знати:

5.1. Основи документообігу та діловодства.

5.2. Правила користування офісною технікою (принтер, сканер, копір).

5.3. Основні типи документів, що підлягають копіюванню.

5.4. Вимоги до збереження конфіденційної інформації.

5.5. Правила охорони праці та пожежної безпеки при роботі з обладнанням.

5.6. Внутрішній порядок організації роботи підприємства.

 

6. Кваліфікаційні вимоги

Повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта. Без вимог до стажу роботи.

 

7. Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою

7.1. Одержує завдання від керівника підрозділу, працівників структурних одиниць.

7.2. Взаємодіє з працівниками підприємства щодо приймання і повернення документів.

7.3. Передає скопійовані документи замовникам особисто або через електронні канали зв’язку.

7.4. У разі необхідності повідомляє про технічні несправності відповідальному за обслуговування обладнання.