Посадова інструкція секретаря керівника (який є відповідальним за ведення військового обліку)

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис   Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

секретаря керівника (який є відповідальним за ведення військового обліку)

(Код КП - 4115)

1. Загальні положення

1.1. Посадова інструкція визначає функціональні обов’язки, права та відповідальність секретаря керівника (далі — секретар) підприємства.

1.2. Безпосередньо підпорядковується керівнику підприємства.

1.3. Призначається на посаду та звільняється з неї наказом керівника підприємства.

1.4. У роботі керується законодавством України, статутом підприємства, правилами внутрішнього трудового розпорядку, положенням про комерційну таємницю підприємства, положенням про порядок обробки та захисту персональних даних працівників та контрагентів, організаційно-розпорядчими документами підприємства з відповідних питань, а також посадовою інструкцією.

1.5. За відсутності секретаря (хвороба, відпустка, відрядження тощо) його обов’язки виконує інший працівник, призначений керівником підприємства в порядку, передбаченому законодавством.

 

2. Завдання та обов’язки

2.1. Забезпечує та обслуговує роботу керівника підприємства.

2.2. Працює з документальною інформацією і документами, необхідними для керівництва, управління і взаємодії структурних підрозділів.

2.3. Одержує необхідні керівнику відомості від підрозділів або виконавців, викликає за його дорученням працівників.

2.4. Використовує засоби обчислювальної, друкарської та іншої офісної техніки.

2.5. Забезпечує робоче місце керівника канцелярським приладдям, створює сприятливі умови для його продуктивної роботи.

2.6. Організує телефонні переговори керівника, приймає і передає телефонограми, записує за відсутності керівника прийняті повідомлення і доводить до його відома їх зміст.

2.7. Готує та організовує засідання і наради, які проводить керівник (збирає необхідні матеріали, повідомляє учасників про час, місце і порядок денний засідання або наради, реєструє тощо), оформляє протоколи.

2.8. Передає і приймає інформацію за допомогою приймально-передавальних пристроїв.

2.9. Веде діловодство, приймає кореспонденцію, яка надходить на ім’я керівника, систематизує її відповідно до прийнятого на підприємстві порядку і передає після розгляду керівником у підрозділи або конкретним виконавцям для використання в процесі їх роботи або підготовки відповіді.

2.10. Пильнує за строками і визначає причини несвоєчасного виконання доручень, взятих на контроль, інформує керівника про їх виконання.

2.11. Приймає і передає документи на підпис керівнику.

2.12. Організовує прийом відвідувачів, сприяє оперативності розгляду заяв і пропозицій працівників.

2.13. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здає в архів.

2.14. Вивчає діловодство, документознавство і використання організаційної техніки, застосовує сучасні технічні засоби і технологічні процеси оброблення документів і документної інформації.

2.15. Виконує окремі службові доручення керівника підприємства.

2.16. З метою ведення персонального військового обліку:

— роздруковує Правила військового обліку, вивішує їх на видному місці в загальнодоступних приміщеннях підприємства, розміщує на корпоративному сайті та контролює виконання їх вимог призовниками, військовозобов’язаними та резервістами;

— допомагає інспектору з кадрів проводити перевірку у громадян України під час прийняття на роботу наявності та правильності оформлення військово-облікових документів (відображень в електронній формі в мобільному застосунку порталу «Дія»), а також факт взяття громадян на військовий облік у ТЦК та СП (прийняття на роботу без цього не допускається);

— надсилає до ТЦК та СП повідомлення про зміну облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів у семиденний строк з дня видання наказу про прийняття на роботу, звільнення з роботи;

— надає до ТЦК та СП на їх вимогу відомості про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які перебувають на персональному військовому обліку;

— доводить до призовників, військовозобов’язаних та резервістів Правила військового обліку під особистий підпис під час прийняття на роботу;

— проводить роз’яснювальну роботу серед призовників, військовозобов’язаних та резервістів щодо виконання ними Правил військового обліку;

— взаємодіє з ТЦК та СП щодо строків та способів звіряння даних списків персонального військового обліку, внесення відповідних змін до них, а також щодо оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їх виклик до ТЦК та СП;

— надсилає щомісяця до 5 числа до ТЦК та СП повідомлення про зміну таких облікових даних при поданні відповідних документів (або відображення в електронній формі інформації, що міститься в мобільному застосунку порталу «Дія») змін щодо прізвища, власного імені та по батькові (за наявності), реквізитів паспорта громадянина України та паспорта громадянина України для виїзду за кордон, адреси задекларованого/зареєстрованого місця проживання, адреси місця фактичного проживання, сімейного стану, освіти, місця роботи і посади, а також;

— інформує ТЦК та СП про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які порушують Правила військового обліку;

— веде та зберігає журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку;

— вносить відмітку «Виключено з військового обліку» у відповідній графі списків персонального військового обліку на підставі відмітки ТЦК та СП у військово-обліковому документі про виключення призовника, військовозобов’язаного та резервіста з військового обліку.

— вносить відмітку «Звільнено з роботи» у відповідній графі списків персонального військового обліку у разі звільнення з роботи призовника, військовозобов’язаного та резервіста з військового обліку.

2.17. Складає списки персонального військового обліку.

2.18. Вносить інформацію про чисельність призовників, військовозобов’язаних та резервістів до відомості оперативного обліку зазначених категорій (в електронній та паперовій формі), яку зберігає разом із списками персонального військового обліку.

2.19. Під час складання та ведення списків персонального військового обліку забезпечує:

— облік осіб, які проходять службу у військовому резерві, як військовозобов’язаних, яким видано мобілізаційні розпорядження;

— внесення до списків, а також до відомості оперативного обліку у п’ятиденний строк інформації про прийняття на роботу призовників, військовозобов’язаних або резервістів, їх звільнення з роботи, а також про зміну облікових даних;

— збереження у списках до кінця поточного року відомостей щодо осіб, виключених з персонального військового обліку з відображенням відповідної інформації про їх чисельність у відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

2.20. Формує:

— списки у справу, які зберігаються разом із копіями військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів;

— окрему справу, у якій зберігає копії військово-облікових документів громадян, які були виключені (зняті) з військового обліку районними (міськими) територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки, органами СБУ, відповідними підрозділами розвідувальних органів, крім тих, які досягли граничного віку перебування в запасі.

2.21. Підписує сам, а також подає на підпис директору підприємства списки персонального військового обліку та відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів щороку до 25 січня (станом на 1 січня).

2.22. Реєструє списки персонального військового обліку, а також відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів у відділі діловодства підприємства.

2.23. Повідомляє ТЦК та СП про призначення або звільнення (увільнення) керівників та інших працівників підприємства, відповідальних за організацію та ведення військового обліку, у семиденний строк з дати видання наказу про призначення, звільнення (увільнення) зазначених осіб.

2.24. Подає на затвердження директору підприємства графіки звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з відповідними військово-обліковими документами, а також здійснює зазначене звіряння згідно з графіками, зокрема:

— під час звіряння перевіряє наявність та стан військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів;

— у п’ятиденний строк з дня проведення звіряння вносить до списків персонального військового обліку зміни облікових даних, виявлені під час їх звіряння, та надсилає щомісяця до 5 числа до ТЦК та СП повідомлення про зміну облікових даних (у разі наявності).

2.25. Звіряє дані списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які працюють на підприємстві (не рідше одного разу на рік відповідно до графіка звіряння, затвердженого розпорядженням голови відповідної районної ради), з обліковими даними документів ТЦК та СП:

— на території відповідальності якого воно перебуває, для чого у визначені графіком звіряння строки прибуває до зазначеного ТЦК та СП;

— що розташовані на території інших адміністративно-територіальних одиниць, для чого надсилає у двох примірниках витяги із списків персонального військового обліку, а також копії військово-облікових документів до зазначених ТЦК та СП.

2.26. Вносить результати звіряння до журналу обліку результатів перевірок стану військового обліку (після проведення звіряння і отримання (повернення) від ТЦК та СП одного примірника витягу із списків персонального військового обліку з відміткою про звіряння з підписом посадової особи та гербової печаткою).

2.27. У разі надходжень на підприємство розпоряджень ТЦК та СП щодо оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їх виклик:

— готує проєкт наказу про оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів;

— після підписання зазначеного наказу забезпечує його доведення до відома відповідних осіб під особистий підпис, а в разі виконання такими особами дистанційної, надомної роботи, у період їх тимчасової непрацездатності, перебування у відпустці або у відрядженні — рекомендованим поштовим відправленням, поштовим відправленням з оголошеною цінністю з описом вкладення у частині, що стосується їх прибуття до ТЦК та СП у визначені ним строки;

— надсилає до ТЦК та СП копію зазначеного наказу та підтвердну інформацію або документи про здійснення оповіщення в триденний строк;

— забезпечує в межах компетенції вручення призовникам, військовозобов’язаним та резервістам повістки про явку за викликом до ТЦК та СП (за наявністю);

— готує письмове повідомлення до ТЦК та СП з наданням витягів з наказів про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які тимчасово непрацездатні, (перебувають у відпустці, у відрядженні тощо) та направляє його до ТЦК та СП;

— контролює за результатами оповіщення та прибуттям призовників, військовозобов’язаних та резервістів до ТЦК та СП.

2.28. Готує проєкт повідомлення про жінок, які працюють на підприємстві та які здобули освіту за медичною або фармацевтичною спеціальністю і не перебувають на військовому обліку в ТЦК та СП, та направляє його до ТЦК та СП.

2.29. Бере участь в усуненні виявлених недоліків ТЦК та СП під час проведення перевірки стану військового обліку підприємства, а також готує відповідну інформацію для директора підприємства.

 

3. Права

Має право:

3.1. Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва підприємства щодо його роботи.

3.2. Вносити на розгляд керівництва пропозиції з удосконалення роботи передбаченої посадовою інструкцією.

3.3. У межах компетенції повідомляти керівнику про виявлені недоліки в діяльності підприємства та вносити пропозиції щодо їх усунення.

3.4. Вимагати та отримувати (особисто або за дорученням керівника) у керівників структурних підрозділів та фахівців інформацію і документи, необхідні для виконання посадових обов’язків секретаря.

3.5. Вимагати від керівництва сприяння у виконанні посадових обов’язків.

3.6. Контролювати виконання працівниками підприємств, які належать до категорії призовників, військовозобов'язаних та резервістів, правил військового обліку, а також своєчасність відвідування ними у відповідних випадках ТЦК та СП.

 

4. Відповідальність

Може бути притягнутий до відповідальності за:

4.1. Неналежне виконання або невиконання посадових обов’язків, передбачених посадовою інструкцією, — в межах законодавства України про працю.

4.2. Правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, — в межах адміністративного, кримінального та цивільного законодавства України.

4.3. Завдання матеріальної шкоди — в межах цивільного законодавства та законодавства про працю України.

 

5. Повинен знати

5.1. Постанови, розпорядження, накази, положення, інструкції та інші керівні матеріали з діловодства.

5.2. Організацію і зміст роботи керівника підприємства.

5.3. Правила користування технічними засобами оброблення документів, усної та письмової документної інформації, комп’ютерами і друкарськими машинами.

5.4. Технологічні процеси оброблення інформації.

5.5. Стандарти систем організаційно-розпорядчої документації.

5.6. Ділову мову і етику службових стосунків.

5.7. Правила внутрішнього трудового розпорядку, інші локальні акти підприємства.

5.8. Нормативно-правові акти у сфері захисту персональних даних.

5.9. Види військового обліку та організації, які повинні його вести.

5.10. Організацію та порядок ведення персонального військового обліку на підприємстві.

5.11. Види військо-облікових документів та правила їх заповнення.

5.12. Порядок:

— формування списків призовників, військовозобов’язаних та резервістів, а також оперативних відомостей на підприємстві;

— оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів з різних питань військового обліку;

— взаємодії з різними ТЦК та СП (районними, обласними, за місцем проживання тощо);

— оформлення документів, необхідних для бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час;

— перевірок у сфері військового обліку.

5.13. Питання відповідальності за порушення у сфері військового обліку.

 

 

6. Кваліфікаційні вимоги

6.1. Повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві. Без вимог до стажу роботи.

6.2. Початковий рівень (короткий цикл) або перший (бакалаврський) рівень вищої освіти за спеціальністю відповідної галузі знань. Без вимог до стажу роботи.

6.3 Підвищення кваліфікації не рідше одного разу на п’ять років.

 

7. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою

Секретар взаємодіє з керівниками та іншими працівниками всіх структурних підрозділів підприємства, а також із представниками інших організацій з питань, що належать до його компетенції.