Посадова інструкція діловода

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис       Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

діловода

(Код КП – 4144)

 

1. Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов’язки, права та відповідальність діловода.

1.2. Мета роботи діловода — організувати діловодство на підприємстві, обліковувати та впорядковувати документи і кореспонденцію, надсилати та отримувати документацію.

1.3. Діловод призначається та звільняється з роботи наказом директора підприємства за поданням керівника служби діловодства.

1.4. Безпосередньо підпорядкований керівнику служби діловодства.

1.5. У роботі керується законодавством України щодо ведення діловодства на підприємстві, правилами внутрішнього трудового розпорядку, інструкцією з діловодства підприємства, іншими локальними нормативними актами, посадовою інструкцією.

1.6. За відсутності діловода (хвороба, відпустка, відрядження тощо), його обов’язки виконує інший працівник в порядку, передбаченому законодавством.

 

2. Завдання та обов’язки

2.1. Приймає, реєструє кореспонденцію і направляє її до структурних підрозділів підприємства.

2.2. Передає документи на виконання, оформлює реєстраційні картки або створює банк даних відповідно до резолюцій керівників підприємства.

2.3. Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, контролює їх виконання, видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів.

2.4. Відправляє документацію адресатам.

2.5. Обліковує отриману і відправлену кореспонденцію.

2.6. Систематизує і зберігає документи поточного архіву.

2.7. Створює довідковий апарат до документів.

2.8. Готує і здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, і реєстраційну картотеку або комп’ютерні банки даних.

2.9. Складає описи справ, що передаються в архів для зберігання.

2.10. Забезпечує зберігання службової документації.

 

3. Права

Має право:

3.1. Ознайомлюватися з проєктними рішеннями керівництва щодо його діяльності.

3.2. Пропонувати керівництву рішення щодо вдосконалення роботи, передбаченої посадовими обов’язками.

3.3. У межах компетенції повідомляти керівництву про недоліки, виявлені під час виконання посадових обов’язків, пропонувати шляхи їх розв’язання.

3.4. Вимагати від керівництва сприяти в реалізації посадових обов’язків і прав.

3.5. Запитувати в установленому порядку від усіх структурних підрозділів підприємства інформацію, потрібну для виконання посадових обов’язків.

3.6. Підписувати або візувати документи в межах компетенції.

 

4. Відповідальність

Може бути притягнутий до відповідальності за:

4.1. Неналежне виконання або невиконання посадових обов’язків.

4.2. Розголошення інформації з документів із грифом «Для службового користування» та розголошення персональних даних, які довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням обов’язків за посадою.

4.3. Порушення, вчинені під час виконання посадових обов’язків, у межах законодавства України.

4.4. Недотримання правил і норм зберігання документів, охорони праці, протипожежного захисту та виробничої санітарії.

 

5. Повинен знати

5.1. Вимоги законодавства України, нормативно-правових актів, положень та інструкцій щодо ведення діловодства та оформлення документів на підприємстві.

5.2. Основи законодавства про захист персональних даних.

5.3. Стандарти системи організаційно-розпорядчої документації.

5.4. Правила архівного зберігання документів.

5.5. Порядок контролю за проходженням службових документів і матеріалів.

5.6. Структуру підприємства і його підрозділів.

5.7. Правила внутрішнього трудового розпорядку підприємства.

5.8. Основи роботи з персональним комп’ютером та іншою організаційною технікою.

5.9. Правила застосування сучасних технічних засобів оброблення інформації, комунікації та зв’язку, обчислювальної техніки.

5.10. Правила і норми охорони праці, техніки безпеки та протипожежного захисту.

 

6. Кваліфікаційні вимоги

6.1. Повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві.

6.2. Без вимог до стажу роботи.

 

7. Взаємовідносини (зв’язки) за професією (за необхідності)

7.1. Взаємодіє:

- зі всіма структурними підрозділами підприємства з метою отримання від них необхідної інформації та даних, які потрібні для ефективної організації діловодства на підприємстві.

- із архівною службою підприємства;

- із адресатами й адресантами внутрішньої та зовнішньої кореспонденції;

- із представниками архівних служб.