Посадова інструкція діловода

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________» (назва підприємства)

ЗАТВЕРДЖУЮ   Директор Товариства з обмеженою відповідальністю «________________» підпис       Ім’я ПРІЗВИЩЕ  «__» ________ 20__ р.

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

діловода

(Код КП – 4144)

 

1. Загальні положення

1.1.      Діловод належить до професійної групи «Технічні службовці».

1.2.      Призначення на посаду діловода та звільнення з неї здійснюється наказом директора підприємства за поданням із дотриманням вимог Кодексу законів про працю України.

1.3.      Діловод підпорядковується безпосередньо директору підприємства.

 

2. Завдання та обов’язки

Діловод:

2.1.      Приймає, реєструє кореспонденцію і направляє її у структурні підрозділи.

2.2.      Відповідно до резолюцій керівників підприємства передає документи на виконання, оформляє реєстраційні картки.

2.3.      Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів.

2.4.      Відправляє відповідну документацію адресатам.

2.5.      Веде облік отриманої і відправленої кореспонденції, систематизує й зберігає документи поточного архіву.

2.6.      Готує й здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, і реєстраційну картотеку.

2.7.      Забезпечує зберігання службової документації.

2.8.      Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

 

3. Права

 

Діловод має право:

3.1.      Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.

3.2.      Вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції по вдосконаленню роботи, пов'язаної з обов'язками, що передбачені цією інструкцією.

3.3.      В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі виявлені недоліки в діяльності підприємства та вносити пропозиції щодо їх усунення.

3.4.      Вимагати та отримувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника у керівників структурних підрозділів та фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.

3.5.      Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків.

 

4. Відповідальність

Діловод несе відповідальність:

4.1.      За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, що передбачені цією інструкцією, — в межах, визначених чинним законодавством України про працю.

4.2.      За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, — в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.

4.3.      За завдання матеріальної шкоди — в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.

 

5. Повинен знати

Діловод повинен знати:

5.1.      Положення й інструкції щодо ведення діловодства на підприємстві.

5.2.      Основні положення державної системи діловодства.

5.3.      Стандарти системи організаційно-розпорядчої документації

5.4.      Структуру підприємства і його підрозділів.

5.5.      Порядок контролю за проходженням службових документів.

 

6. Кваліфікаційні вимоги

Професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта й підготовка безпосередньо на виробництві. Без вимог до стажу роботи.